El Manual de Organización
Actualización según la ISO 9001-2015
Por: José Luis Arenas López
En la actualidad la regulación empresarial es cada vez más compleja, los efectos a los que están expuestos son muy diversos, van desde lo fiscal lo contable, lo administrativos y lo legal; estos dos últimos rubos van muy de la mano, aunque antagónicos y muy similares al mismo tiempo.
Son muy diversos los documentos rectores que gobiernan a las empresas, sin embargo, son diez los más importantes:
- Manual de Organización
- Manual de Procesos
- Manual de Políticas
- Manual de Operaciones
- Manual de Contingencias
- Código de Vestimenta
- Reglamento Interno de Trabajo
- Condiciones Generales de Trabajo
- Manual de Calidad
- Manual de Cumplimiento Normativo
Por la importancia de cada uno de estos documentos, sería imposible detallar cada uno de ellos, es por eso que esta Edición hablaremos del Manual de Organización, lo anterior por ser el documento primario de toda empresa, es el manual que documenta la historia de empresa, su organización jurídica y administrativa, sus elementos de calidad y su estructura tanto general como específica.
En el mismo sentido de importancia, las diferentes reformas laborales, fiscales y administrativas han colocado al Manual de Organización a la par del Manual de Cumplimiento Normativo y son estos documentos los que gobiernan a la empresa desde la responsabilidad solidaria en el cumplimiento legal y el cumplimiento administrativo.
En la actualidad la responsabilidad solidaria se ha vuelto un parteaguas en las empresas, es decir, los empresarios persiguen el aumento de los ingresos y por otra parte, los directivos en la búsqueda del cumplimiento de las normas, la legislación y las políticas tanto internas como externas. Esta situación pone a las empresas en una encrucijada: actualizarse o morir. La competitividad cada vez es mayor, con ello la recuperación de la inversión y gastos de operación se dificulta más; la solución es simple: mantener una organización actualizada y vigente, para ello es necesario dar mantenimiento y actualización permanente a los documentos rectores ya mencionados.
El Manual de Organización es conocido como el documento rector de toda empresa, los constantes cambios a nivel mundial han tenido efecto en este manual y cada vez se perfecciona más, este instrumento tiene muchas variables, la más efectiva consta de 19 documentos “más 1”.
1. Antecedentes, este es el primer documento del manual, en éste se describe la historia de la empresa con reglas muy básicas: año, evento y responsable; se escribe en enunciados cortos y el orden puede variar, lo importante es iniciar su descripción del más antiguo en adelante; el segundo documento se conoce como
2. Marco Jurídico, este documento registra todos los instrumentos de gobierno que regulan el funcionamiento de la empresa: federales, estatales y municipales, se escribe en párrafos por instrumento, indicando el nombre, año y nombre de quien lo promulgó;
3. Objetivos Generales, el documento dos del manual, éste es uno de los documentos que obliga al manual a mantenerse actualizado por lo menos una vez al año, se recomienda se describan tres objetivos como mínimo y máximo cinco, se debe considerar que son objetivos de la empresa y que la impactan en su totalidad por eso se les denomina objetivos generales; cada objetivo inicia con un verbo rector en infinitivo y definirá el alcance de operación para el siguiente año fiscal estableciendo un “qué” y un “para qué”.
4. Glosario, este es uno de los documentos más recientes agregados al Manual de Organización, aquí se listan las palabras que tienen identidad con la empresa o que son de uso “exclusivo” de la misma, pudiera decirse que son consideradas modismos; el glosario se puede presentar de dos formas: uno, en orden alfabético siendo éste el más recomendado, y dos, en orden de aparición de cada palabra en el Manual de Organización, es importante listar la palabra y su significado según se utiliza en la empresa.
5. Funciones Generales, éstas redactan las tareas principales que realiza la empresa en su día a día y para dar orden se describen por área y de acuerdo al orden del organigrama general, es decir, de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha, cada función es integradora y se escribe en párrafos cortos iniciando con un verbo rector en infinitivo, listándolas por nivel de importancia;
6. Atribuciones, este documento se refiere a los alcances operativos de la empresa, es decir, describe en párrafos cortos qué sí puede hacer la empresa; cada párrafo inicia con un verbo rector en infinitivo, estos alcances pueden ser de dos tipos: las atribuciones fijadas por el empresario al momento de constituir la empresa y las atribuciones que el gobierno autoriza a la empresa según giro y alcances, por ejemplo: una escuela privada puede ampliar su matrícula, evaluar a los estudiantes y registrar calificaciones para el egreso de los estudiantes, sin embargo, no puede emitir una cédula profesional, ésta es una atribución de la DGP adscrita a la SEP.
Los siguientes cinco documentos se conocen como Documentos de Calidad:
7. Misión, aquí se estable lo que está haciendo la empresa en este momento, es decir, el presente, se resalta el cómo lo hace e identifica los elementos de calidad de cómo y para qué se hace, se escribe en la primera persona del plural y en presente en un enunciado corto y de fácil retención;
8. Visión, en este documento se propone cómo se ve la empresa en un futuro ya se sea cercano o de mediano plazo, es decir, se debe fijar una fecha futura para su comparación con el presente y el pasado, se escribe en un enunciado corto, en la primera persona del plural y en futuro imperativo, se resaltan los elementos de calidad, explicando qué alcances tendrá la empresa;
9. Valores, este documento es muy importante por el impacto que genera en los colaboradores, se recomienda se escriban seis valores: tres valores organizacionales y tres valores humanos, de igual forma se deberá describir la definición según la empresa, en otras palabras, esta definición determina parte de la identidad de la empresa.
10. Filosofía, este documento es consecuencia de la fijación de los valores, aquí se establece una cultura de ética a partir de la identificación de los valores con los integrantes del equipo de trabajo; con los valores se construye un enunciado corto, intercalando los seis valores dándole un sentido de identidad y definición propia de los colaboradores con la empresa con cada valor;
11 Política de Calidad, en este documento se describe un enunciado corto e incluyente, este se escribe en primera persona del plural y en presente, destaca los valores de la empresa y los elementos de calidad que generan un diferencial entre el equipo de la empresa contra la competencia.
Los siguientes documentos son los que dan vida a la organización y a su estructura:
12. Directorio, este es el único documento que permite la identificación de nombres de funcionarios de la empresa, se escriben según el orden del organigrama general, se inicia por el nombre del funcionario, su cargo, el área, su ubicación física en la empresa, su contacto y número telefónico, esta información también es usada en otro documento llamado Manual de Inducción;
13. Organigrama General, organigrama por definición es la representación gráfica de la organización, el organigrama general identifica las áreas de estructura indicando solo su nombre, por ejemplo, si la empresa tiene una dirección general y seis gerencias en la parte superior se escribe Dirección General y en la parte inferior de forma individual cada una de las seis áreas, se recomienda usar el organigrama vertical;
14. Organigrama Específico, una vez definido el organigrama general se debe proceder a describir cada una de las áreas que lo integran, a este documento se le llama organigrama específico, mismo que muestra las subáreas que integran a cada una de las áreas de estructura, por ejemplo, una dirección general se puede componer de tres direcciones de área y cada dirección tendrá tres subdirecciones y cada una de éstas tres jefaturas de departamento, a cada una de las áreas se le puede definir un organigrama especifico y estos se pueden desglosar tantas veces sea necesario y mientras que un área tenga subáreas o puestos de subordinación;
15. Objetivos Específicos, Este documento tiene su origen por cada organigrama específico o por subárea; al igual que los objetivos generales, se recomienda solo agregar tres por subárea y tiene las mismas reglas para su diseño; cada subárea tiene su objeto de creación;
16. Funciones Específicas, al igual que los objetivos específicos, cada subárea tendrá sus tareas específicas, estás se escriben en párrafos cortos y se listan en nivel de importancia sin poner numeración, solo viñetas, tiene las mismas reglas que las funciones generales.
Por cada organigrama específico, se agregan tres documentos fundamentales:
17. Análisis de Puestos, este documento menciona el nombre de cada uno de los puestos que integran las áreas y las subáreas, aquí se identifica su ID, el nombre del puesto, su clave y su nivel, además se identifica quien le reporta y a quien le reporta, también se identifica a quien reemplaza y quien lo remplaza en caso de ausencia, se agrega un organigrama muy específico que muestra la ubicación del cargo;
18. Perfil del Puesto, este documento es de alta relevancia de igual forma incluye los datos de identificación de cada cargo ya que establece los requisitos que debe cubrir un candidato para ocuparlo, fija el género, edad, formación profesional, años de experiencia, competencias del cargo y competencias transversales, determina los conocimiento básicos y conocimientos alternos, habilidades y conocimientos técnicos; aunque puede llevar edad y género, se recomienda ya no agregarlos para evitar conflictos de discriminación;
19. Descripción de Puesto, este documento también se crea por puesto, de igual forma contiene los datos de identificación y lista las funciones que desarrollará el cargo en particular, se especifica la temporalidad de ejecución de las tareas, es decir, puede ser diario, semanal, quincenal, etc. y su nivel de prioridad.
Se debe recordar que el Manual de Organización se debe desarrollar en el formato autorizado según la Norma ISO 9001-2015, en el “Encabezado” existe un recuadro que refiere la versión, cuando en esta dice 00, significa que es la versión original; cuando el Manual de modifica, entonces la nomenclatura debe cambiar y dirá 01, esto significa que la versión original ya sufrió un cambio, cada vez que cambie el Manual se deberá actualizar el número de la versión.
20. Control de Cambios es un documento que se integra al manual hasta que éste sufre algún cambio o modificación, por lo general puede ser al inicio del segundo año ya que se actualizan los objetivos generales, sin embargo, si durante el año la organización tiene ajustes, como creación o eliminación de algún puesto o área, el manual en consecuencia debe actualizarse y con ello abrir el control de cambios.
Para implementar el manual de organización es necesario asesorarse con expertos en la rama y conocer de los alcances del mismo, desde sus ventajas como los puntos de oportunidad contra la necesidad real de la empresa.
Es importante la implementación del manual de organización en la empresa, como se ha dicho, es un documento rector, se debe recordar que este documento genera responsabilidad tanto civil como penal y que se debe atender lo establecido en el Art. 421 del CNPP, mismo que refiere la responsabilidad penal de las personas jurídicas de los delitos cometidos a su nombre o por su cuenta, en su beneficio o a través de los medios que ellos proporcionen. Es por ello que al definir las funciones de cada uno de los colaboradores y a través del área jurídica y solo en los casos que competa, firmar las responsivas correspondientes.
