FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y RECOMENDACIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO EN EL MUNDO COMPLIANCE

Por: Rubén Darío Merchant Ubaldo

El World Compliance Association (WCA), es una Asociación Internacional sin ánimo de lucro, formada por profesionales y organizaciones interesadas en el mundo del “compliance”. La asociación tiene entre sus objetivos: la promoción, reconocimiento y evaluación de las actividades de cumplimiento en las organizaciones, así como el desarrollo de herramientas y procesos para una correcta protección frente a determinados delitos e infracciones, cometidas por sus empleados, colaboradores o cualquier otra persona relacionada con ella.

Aunado a ello, dentro del compliance se encuentra la figura del oficial de complimiento, cuyas funciones son el deber de informar sobre los posibles riesgos e incumplimientos que afectan a la organización, pero no se limita a ello. Se trata de una función que, para poder cumplir de manera eficaz y adecuada, requiere ejecutar una serie de tareas de seguimiento, control, implementación, capacitación y notificación a los órganos de gobierno de la empresa.

Por ejemplo, la otrora ISO 19600 y ahora 37301 (Sistema de Gestión de Cumplimiento), en donde se establece que el compliance officer al aplicar un plan de acción compliance, deberá realizar lo siguiente:

1. Identificar las obligaciones a las que están sujetas las empresas, desde el punto de vista legal o de códigos éticos.
2. Comprender los procesos y procedimientos de la empresa, de manera que pueda integrar el desarrollo de estos, con las obligaciones en materia de cumplimiento normativo.
3. Será el responsable frente a los empleados de proveer o coordinar los entrenamientos en materia de cumplimiento normativo, así como la figura que dará soporte en caso de dudas, sobre cómo proceder, o si cierta conducta constituye o no una infracción al compliance de la empresa.
4. Responderá por la adecuada comunicación del programa de compliance a los empleados, debiendo divulgar información en materia de cumplimiento a las empresas, además de hacer entrega de las políticas y código de conducta.
5. Contribuir en la descripción de las obligaciones de compliance, que sean inherentes en cada área o cargo de la empresa, como parámetro en la evaluación de desempeño del personal.
6. Informar sobre cualquier incumplimiento, para ello debe implementar las medidas y controles que le permitan conocer oportunamente los riesgos e incidencias; verbigracia, sistema de denuncias, reuniones periódicas, informes constantes, controles de procesos e indicadores de desempeño.
7. Identificar y atender los riesgos derivados de sus relaciones con clientes, proveedores, distribuidores y comerciantes externos, así como cualquier colaborador que pudiese ser considerado representante de la empresa.
8. Monitorear el funcionamiento del sistema de prevención de riesgos de compliance, adoptando medidas preventivas y correctivas que garanticen su eficacia.
9. Proveer asesoría a la organización en materia de compliance, bien sea directamente o a través de externos.

Como se puede apreciar, se trata de un conjunto de responsabilidades importantes, no solo para el cargo, sino que pueden incidir sobre la actividad de la empresa, negocio, pyme y organización con o sin fin de lucro, y es por lo que se debe garantizar que quien funja como experto en cumplimiento, sea una persona que demuestre valores como integridad, compromiso, autonomía, liderazgo, comunicación efectiva, la habilidad para insistir y convencer sobre la aceptación de sus recomendaciones y un conocimiento profundo en temas de cumplimiento normativo.

Cabe destacar que el incumplimiento de estas funciones puede acarrear, no solo las sanciones que establezcan las leyes de aplicación para la empresa, sino también responsabilidades personales para el compliance officer, que no haya ejercido su deber de vigilancia; ejemplo de ello, es la responsabilidad penal, debido a que son diversos supuestos que puede cometer dolosa o culposamente, entre los que se encuentran la revelación de secretos, responsabilidad profesional, fraude, uso de documentos falso, delitos de falsedad, por referir algunos.

Referente a la responsabilidad civil, la legislación de la materia y la doctrina señalan que las personas que han causado en común un daño, son responsables solidariamente hacia la víctima o afectados para la reparación a que están obligadas. Más aún, si el compliance officer depende de un corporativo, lo que implicaría compeler solidariamente al establecimiento en caso de alguna afectación.

Existiría una responsabilidad administrativa, cuando el profesional de cumplimiento comete alguna ilicitud ante la autoridad o colegio que lo haya propuesto y patrocinado. Inclusive si forma parte del servicio público e implementa un compliance gubernamental, ocasionando un perjuicio al ente público federal, estatal o municipal.

Si el oficial de cumplimiento ha sido designado dentro de la organización o en el sector público e infringe alguna norma de trabajo o de motivo a una rescisión, puede ser sujeto de responsabilidad laboral. En todos los casos descritos, debe respetarse al oficial de cumplimiento su derecho de réplica, de no autoincriminación, defensa adecuada, aportar pruebas y al recurso judicial efectivo.

Un experto en cumplimiento tiene la oportunidad de certificarse como compliance officer, auditor compliance, experto en prevención del fraude, experto en prevención de blanqueo de capitales y financiamiento del terrorismo, así como experto en protección de datos, ya sea a través del World Compliance Association, o en su caso, por medio de las Unidades de Inteligencia Financiera, Órganos Fiscalizadores y Auditores, universidades, colegios o institutos, resaltando que ya existen algunas academias que ofrecen la Maestría en Compliance.

Además, se cuenta con la posibilidad de que el oficial de cumplimiento aplique un “programa de integridad” y cuyo contenido puede ser en el ámbito corporativo, administrativo, fiscal, penal, civil, laboral y seguridad social; e incluso, debe ajustarse como un traje a la medida conforme al giro de la organización, pudiendo ser en aquellas dedicadas al aspecto sanitario, bancos, guarderías, seguridad privada, hoteles, moteles, restaurantes, turismo, agencias de compra y venta de vehículos e inmuebles; etc.

Como cualidades que distinguen a un “oficial de cumplimiento” son: el trabajo en equipo, excelente comunicación, negociación, seguridad, resolución, sentido de responsabilidad, toma de decisiones, asertividad, innovación, intuición, imagen, imparcialidad, organización, planificación, persuasión, pasión, inteligencia emocional, lealtad, carácter, autocontrol, principios, ética y valores. Todo lo anterior, implica ejercer un liderazgo integral.

Adicionalmente, contar con conocimiento y experiencia en cumplimiento ético, normativo y transparencia, prevención y gestión de riesgos económicos, financieros y reputacionales; advertir los tipos de responsabilidad legal y manejo de crisis, desarrollo organizacional y corporativo, elaboración de planes estratégicos, incluyendo la estructura y operatividad de la alta dirección.

A mayor corolario, son diversos los profesionistas que tienen la posibilidad de acreditarse como oficiales de cumplimiento, entre los que se encuentran: los contadores, auditores, abogados, administradores, economistas y expertos en el área corporativa; empero, al existir el compliance gubernamental, es viable que otras profesiones en administración pública puedan adoptar un modelo de cumplimiento para el sector público.

Recomendaciones para el oficial de cumplimiento (iniciados, avanzados o expertos):

• Conocer y actualizarse con cursos, talleres o diplomados en Compliance.
• Certificarse ante un colegio, instituto, ente público o en el World Compliance Association.
• Estudiar un posgrado en compliance (maestría o doctorado).
• Contar con un seguro de responsabilidad profesional al ejercer como experto en compliance.
• Profesionalizarse y especializarse en alguna rama del compliance.
• Acudir a congresos nacionales e internacionales, relacionados con el mundo compliance.
• Afiliarse a grupos digitales o redes sociales vinculados con el compliance.
• Aplicar y vivir el compliance, tanto del sector privado y público.
• Publicar artículos científicos y de opinión de compliance en distintas revistas.
• Publicar libros asociados al compliance integral.
• Laborar y/o fundar un corporativo compliance.
• Generar propuestas de reforma legislativa nacional y mejora en aspectos de compliance en la Organización Internacional de Normalización (ISO).