Organizaciones transparentes, íntegras y socialmente responsables. Aprendizajes de Compliance para la era post Covid.

En el mundo de la auditoría y persecución contra el fraude, se destacan tres factores como los más relevantes para la comisión de irregularidades: El hecho de que exista un Incentivo, que haya una Oportunidad para la comisión del mismo y que pueda justificarlo o la persona pueda no sentirse muy mal, la Racionalización. Si analizamos los tres de manera individual, será fácil asegurar, que la situación que se está viviendo, independientemente de en qué fase se encuentre cada país, es un campo muy fértil para la comisión de estos delitos. La difícil situación económica de la sociedad en general y específica de muchas familias, la debilidad del entorno de control en muchas organizaciones por la disminución de controles o inexistencia de los mismos para los nuevas manera en que se desarrollan los procesos, sumado a la justificación moral que algunas personas pueden encontrar para justificar el delito, hacen indicar que los indicadores de fraude están subiendo y seguirán, aunque aún no tengamos datos oficiales porque, como decíamos, aún no han sido detectados. Hoy día, ya nadie discute que la acción de fraude de una persona puntualmente afecta de manera muy importante a la reputación corporativa de la organización que representa, sea pública o privada, incluso al país donde se asienta.

Para trabajar en la reducción de la comisión de delitos, un pilar esencial es trabajar la integridad en la organización y, por extensión necesaria, en todos sus colaboradores. Justo, ése es el objetivo prioritario de cualquier modelo de Compliance o Cumplimiento Normativo, impulsar una Cultura de Cumplimiento efectiva y de manera preventiva.

La situación actual no puede, no debe, cambiar este objetivo, aunque sí es necesario cambiar los planes para alcanzarlo. Además, con una dificultad añadida consistente en que los planes que tenemos son los del corto plazo porque, teóricamente, a medio y largo plazo deberíamos volver a la situación inmediatamente anterior a la pandemia incorporando, eso sí, aquellos aprendizajes que se están produciendo. Estos aprendizajes lo son para todas las organizaciones y personas sin excepción.

Y ¿qué deberemos hacer cuándo pase la pandemia o en cuanto tengamos un momento durante la misma en nuestra organización?

• Analizar los principales fallos de cumplimiento del sistema: este punto irá mayormente a los grandes errores y vendrán derivados de la realización de protocolos de gestión de crisis. Muchas organizaciones han sufrido dificultades porque no tenían preparada informáticamente su organización, ya sea desde la carencia de equipos portátiles hasta su infraestructura de redes de seguridad, ambos impidieron a las personas trabajar con normalidad.
  A continuación, surgió que ciertos requisitos de cumplimiento de los procesos no eran válidos porque no se podían cumplir. Por ejemplo, no podía trabajarse físicamente en papel porque los mismo no podían ir de departamento en departamento con la misma “agilidad” que transcurrían anteriormente. No se podían tomar las firmas necesarias para las distintas aprobaciones de contratos, de compras, de pagos, etc.
• Identificar los principales aprendizajes positivos de la pandemia: se ha aprendido a trabajar desde distintos puntos geográficos sin la necesidad del “presentismo laboral”, se ha naturalizado la videoconferencia y esto generará muchos beneficios futuros. Igual, se han dejado de realizar ciertas tareas y, en algunos casos, no ha afectado negativamente al negocio por lo que en la nueva normalidad podremos enfocar esos recursos hacia otros propósitos. Se han digitalizado procesos, especialmente con las administraciones públicas, y ya se quedarán así para siempre.
• Flexibilizar los procesos para que contemplen más situaciones: hasta ahora parecía que sólo había una manera de hacer las cosas en cada organización y, cuando ha sido imposible hacerlos así, se ha improvisado en muchos casos con los riesgos que esto tiene. Es decir, todo proceso debe tener documentado un camino corto que, con carácter extraordinario, se pueda adoptar para tomar una decisión, hacer una compra necesaria, un pago, etc.