La pérdida de enfoque, causa de improductividad.

Por: Juan Manuel González Montiel

Si realizamos una búsqueda rápida por internet, localizaremos fácilmente que en la comunicación, el 55 % del mensaje lo dice el cuerpo, es decir la comunicación no verbal o el lenguaje corporal.

Para quienes nos dedicamos a la capacitación, y para los líderes que han incursionado en el tema, este dato es muy bien conocido, y solemos prepararnos cuando debemos transmitir un mensaje para hacerlo de la mejor forma.

Recomendaciones generales que comparto a mis equipos de trabajo o de entrenamiento son que los mensajes e indicaciones se den de frente en primer lugar, y si no es posible hacerlo así, hacerlo a través de una llamada telefónica, para tener dos componentes de la comunicación adicionales, el tono de la voz y la retroalimentación de la otra persona.

Resumiendo, se recomienda reducir las indicaciones o mensajes importantes en mensaje de texto, correo o WhatsApp como hacemos muchos en la actualidad. Este tipo de mensajes deben venir después, como un recordatorio, aclaración y registro de las indicaciones enviadas a los compañeros de trabajo.

Pero como mencioné al inicio, lo mejor es hacerlo de frente, y mucho más importante aun es conversar con las personas en un sitio preparado para ello, y también, muy importante, conversar no solo cuando se dará una orden o una retroalimentación, sino conversar de vez en cuando para crear lazos de interés con nuestros compañeros.

Lo que debemos considerar ahora, es que este resumen presentado es cada vez más difícil de realizar, quizá para los que se preparan, toman un curso, leen un libro y se encargan de llevar a la práctica no lo sea tanto; sin embargo, esto debería realizarse por todas las personas en una empresa, y de hecho por todos nosotros en la sociedad. Porque la comunicación no se limita al entorno laboral, la comunicación está en todas partes.

La parte que ha complicado tener una buena comunicación es la falta de enfoque, cada vez más en la actualidad el teléfono celular y para algunos la computadora es una extensión imprescindible del cuerpo humano.

Es común encontrar en la actualidad que al citar a alguien a una reunión llegue con su equipo de cómputo y lo tenga abierto, y en muy frecuentes ocasiones, esté escribiendo o trabajando con su mirada en la pantalla, mientras está presente en la reunión.

Otro caso similar y más común es el teléfono, observe usted qué tan frecuente es que convoque a reuniones, platique con compañeros y ellos tengan su teléfono en la mano o sobre su escritorio, más preocupante aún, como ellos responden mensajes de texto mientras usted habla, y los más atrevidos digo yo, respondan una llamada mientras se tiene una conversación.

Ya he hablado sobre la falacia de la multi tarea, y es que ni las generaciones actuales ni los que son muy hábiles pueden hacer varias cosas al mismo tiempo, solo están siendo más improductivos en más cosas a la vez.

Una y otra vez he probado en capacitaciones y en sesiones con las empresas con quien colaboro que el simple hecho de tener una conversación sobre lo que hicimos ayer, entorpece y ralentiza el trabajo que realizamos, algunas veces que he podido comparar el tiempo que toma realizar una tarea sin distracción y comparar la misma actividad mientras converso con la persona, las mismas tareas se han realizado consumiendo entre un 20 por ciento y 40 por ciento más de tiempo cuando la persona está en una conversación simple sobre lo que hizo ayer o sobre sus gustos.

Cuando la tarea requiere de cálculos básicos como sumas, restas, divisiones, porcentajes, o colocar con precisión cantidades en una lista de productos de forma manual, no solo la tarea se hace más lenta, sino que la aparición de errores se incrementa. En las pocas pruebas que he hecho, cerca del 80 por ciento de las veces ha habido un pequeño error en la captura de información, mientras se mantiene una distracción sobre la persona.

Me atrevo a decir que muchos sabemos que México es de los países en los que más horas se trabaja, y en donde más improductivos somos. No es que seamos malos, es que intentamos realizar múltiples actividades al mismo tiempo, y considero que cada vez más estamos generándonos mayores problemas de comunicación al perdernos de algo importante.

Como mencioné al inicio, el porcentaje de la comunicación que el lenguaje corporal aporta es del 55 por ciento, pero cada vez ponemos menos atención a lo que el cuerpo de los demás nos dice, estamos atentos a los ruidos del exterior, la pantalla de nuestra computadora, el teléfono celular o somos interrumpidos fácilmente por un compañero que nos pregunta algo. Todo esto, genera que nos perdamos del 55 por ciento del mensaje que el compañero o los compañeros que tenemos enfrente nos están diciendo.

Estamos perdiendo la capacidad de leer el lenguaje corporal, y sin esa capacidad se generan problemas de comunicación, malos entendidos, omisiones, reclamos y en algunos casos conflictos; y todos estos llevan a mantener los niveles de improductividad e incluso a crecerlos. Y la estamos perdiendo porque somos fácilmente distraídos, y nosotros estamos permitiendo esto.

Hemos perdido nuestra capacidad de enfoque, no solo en las empresas, sino  como sociedad. Basta con observar mesas de restaurantes, pupitres de aulas, escritorios de trabajo, siempre habrá un celular cerca, y si medimos el número de veces que la persona lo tomará en una hora, podremos encontrar que el número suele ser alarmante.

Entonces, somos improductivos porque creemos que podemos hacer varias cosas al mismo tiempo, y creemos que podemos hacer varias cosas al mismo tiempo porque nos distraemos fácilmente, y nos distraemos porque no sabemos enfocarnos.

Concluyo que una de las causas de improductividad es no saber enfocarnos.

Para enfocarnos podemos considerar dos grandes motivaciones, la primera el ser más eficaz y realizar en el menor tiempo posible una actividad; la segunda, el ser respetuoso y empático con las personas que nos rodean.

A todos, por muy corteses que seamos, nos molesta hablar con alguien que toma constantemente su teléfono o que está escribiendo con él mientras nos habla. Comencemos por pensar que así como nos sentimos, así se sienten los demás cuando hago lo mismo.

Si necesitamos responder algo que sea urgente, entonces podemos ser sinceros y decirle a la persona que nos permita un minuto en lo que respondemos y, acto seguido, ya he mencionado también que los teléfonos no pueden estar sobre el escritorio o la mesa, incluso aunque estén boca abajo. Debemos tenerlos en nuestra bolsa o en un lugar que no esté a la vista. El tiempo de todos es valioso por igual, y un tiempo breve enfocado y dedicado es mucho más valioso y apreciado, que horas de interrupciones y mensajes a todo momento mientras conversamos.

Hablando sobre la eficacia, he escuchado con frecuencia que siempre estoy acelerado y que necesito relajarme. Sin embargo, con las empresas con las que colaboro de manera fija no estoy a tiempo completo, estoy por horas, por lo tanto tengo un tiempo reducido y limitado para lograr los resultados que de mi se esperan, es por eso que cuando piso una empresa llego ya con una lista preparada de trabajo, pendientes, actividades y comienzo a aprovechar cada minuto de mi tiempo.

Esto me ha permitido darme cuenta y de medir que se puede ser muy productivo y eficiente en un espacio reducido de tiempo. En varias ocasiones que he tenido que entrenar para un puesto o suplir momentáneamente una función he podido comprobar que las tareas cotidianas de un puesto se pueden reducir, a veces hasta en media jornada laboral. Y esto sin considerar el pensar como reducir o ahorrar más el tiempo, que es tema de otro artículo. Pero, ¿cómo es que puedo realizar en menor tiempo el trabajo que a otros les toma un día? Las respuestas pueden ser varias y requerimos investigar el tema, una de ellas puede ser que las personas buscan hacer su trabajo relajado y sin presiones, otra puede ser la Ley de Parkinson, que nos dice que el trabajo se extiende hasta que ocupa toda la jornada, en otras palabras, nos hacemos patos y perdemos tiempo para llenar esos huecos.

Creo que una respuesta también es la falta de enfoque, recordemos que en pequeñas mediciones que he hecho, las personas pierden del 20 % al 40 % por hacer varias cosas a la vez, en vez de enfocarse en una sola y terminarla, es ahí donde creo que tenemos la respuesta más rápida y directa; no es que yo sea un super humano o que tenga capacidades arriba del promedio, no, nunca lo he creído. Simplemente creo que puedo enfocarme más fácilmente, por la misma naturaleza de mi trabajo.

Es por eso que necesitamos enseñar a las personas a enfocarse, y requerimos hacerlo con resultados evidentes. Para esto, recomiendo medidas que en un inicio sean de control y después de reflexión, por ejemplo: la prohibición de teléfonos celulares en las reuniones. Es una medida de control pero una vez que se noten los beneficios se reflexiona con el personal para que evalúen la cantidad de tiempo ahorrada, y una vez con el resultado medible, el colaborador tiende a entender que la medida de control funcionó y comprende porque.

Una regla más que recomiendo es, cuando esté uno hablando con alguien más todos los demás esperan que termine. Ya que es muy común en posiciones de jefatura tener constantes interrupciones o compañeros parados esperando hablar, aun y cuando la conversación con la otra persona se note privada.

Para también mejorar el enfoque de las personas una recomendación simple pero muy efectiva es listar las tareas a realizar en un día, y terminar una sola a la vez. Haciendo esto en forma personal sé que podrá constatar el lector como su tiempo de trabajo se reducirá y terminará más actividades en menos tiempo.

Fomentar el enfoque es crítico para todas las organizaciones en la actualidad, en este mundo donde todos tenemos un teléfono, o hasta dos, equipo de cómputo, dos o más redes sociales, aplicaciones de mensajería, podcast, música de plataformas, y muchos distractores más, el enfoque no es opcional, es un requisito.

Si buscamos incrementar la productividad y a la vez disminuir la sensación de estrés en nuestros equipos de trabajo, el enfoque es el camino.