La capacitación aplicada a la solución de problemas
Por: Dr. José Luis Arenas López
La capacitación en términos generales, se puede definir como “el proceso de aprendizaje intencional y estructurado, que parte de varios supuestos que permite desarrollar habilidades, conocimientos y competencias en un individuo dentro de una organización”. La capacitación es muy similar a la educación solo depende del contexto; por otra parte, la capacitación no solo es cognitiva, también desarrolla destrezas o generar habilidades motrices según lo requiera el cargo en particular.
En la actualidad, la capacitación tiene cinco variantes: la inducción, la capacitación para el trabajo, actualización, desarrollo e integración; puede ofrecerse de manera específica, masiva, formal, informal, puntual o continua, dependiendo el objetivo y el programa de capacitación que se implemente en la organización o tal vez dependa de la necesidad detectada.
El principal objetivo de todo tipo de capacitación ya sea individual o grupal, es la transmisión de nuevos conocimientos, el desarrollo de nuevas destrezas o el aprendizaje en el manejo de nuevas herramientas o maquinaría, para luego ser puesto en práctica y generalmente están orientadas hacia la satisfacción de alguna meta u objetivo de la organización, aspirando así a efectivar el desarrollo del capital humano.
La importancia de la capacitación en cualquiera de sus variantes nunca debe subestimarse, considerando que la formación de personal especializado garantiza la efectividad en el desempeño de las labores requeridas para que la organización logre sus objetivos, su aplicación es necesaria en aquellos casos en que se requiera del empleo de herramientas o maquinaria complejas, uso de artefactos, sustancias peligrosas o simplemente se necesiten conocimientos muy puntuales que, de otro modo, el personal no podrían poseer.
La Capacitación aplicada a la solución de problemas tiene su fundamento en dos aspectos: A) como consecuencia de la aplicación de la DNC (detección de necesidades de capacitación), cuando en la organización se han detectado errores, fallas o desvíos; o B) cuando por consecuencia no se han detectado de manera oportuna los tres aspectos anteriores y estos se convierten en un problema. Para ello se ha creado un modelo que permita desarrollar un proyecto de capacitación que permita dar solución a los problemas:
Cuando los errores, las fallas o los desvíos se detectan a tiempo, significa que el personal está calificado, entonces se autogestiona y se autocorrige; cuando no es el caso, significa que el personal es dependiente de la autoridad y en su caso, presenta carencias en el conocimiento del puesto; los errores, fallas y desvíos pueden generar retrasos en los procesos y posiblemente algún tipo de costo.
Cuando no se identifican a tiempo los errores, fallas y desvíos, estos se convierten en un problema; los problemas suelen detener el proceso productivo, generan costo y es muy posible que también se genere perdida.Cuando el problema no se detecta en tiempo se convierte en conflicto y estos son graves, ya que obligan a la detención de procesos por periodos largos de tiempo, generan un gasto, pérdida y, además, generan no ganancia.
Planteamiento del problema
Se refiere a la información que brinda el cliente sobre las consecuencias que percibe. Es decir, regularmente los dueños o líderes reconocen que hay un problema o conflicto cuando los ingresos empiezan a disminuir, ya sea a través de un menor flujo de efectivo o del resultado del ingreso menos el egreso.
Identificación del problema raíz
A través de la información recabada por parte de la alta gerencia y los líderes se procede a la intervención de la empresa y se realiza la investigación correspondiente para detectar el problema raíz, a este proceso se le puede llamar ingeniería inversa; en otras palabras, es poner en reversa los procesos para localizar la o las fallas que nos han llevado al problema.
Levantamiento de requerimientos
Una vez identificado el problema raíz se analiza la situación para poder determinar qué se requiere para diseñarel programa de capacitación de tal suerte que sea exitoso; en este apartado se identifican los recursos materiales, financieros, técnicos y operativos, así como los tiempos de aplicación en los que se considera duración y horas por día y totales del curso.
Análisis de los requerimientos
El problema se considera un todo, de este todo debe descomponerse en subpartes, cada una de ellas se jerarquiza según su nivel problemático o la necesidad de su pronta solución. Este apartado es delicado, ya que a veces los problemas más graves no son los que se resuelven de manera inmediata, ya sea por costos o por complejidad, en dado caso se resuelven los problemas menores primero y quizá en paralelo ir resolviendo el o los problemas mayores. Otra situación puede ser que para resolver el problema mayor es necesario resolver los menores, el análisis significa eso: descomponer un todo en pequeñas partes.
Diseño del proyecto de capacitación
Una vez identificado el o los problemas a resolver y también ya jerarquizados, se deberá definir el plan de capacitación maestro y de este los subprogramas de capacitación, es importante saber que el plan maestro resolverá en conjunto la problemática de la organización, pero los subprogramas se deben considerar tan importantes con el maestro, si uno de estos falla, todo el plan fallará.
Ejecución
Este apartado se refiere a la puesta en marcha del proyecto de capacitación, ya sea iniciando por un subprograma o varios subprogramas o el programa principal o una combinación de estos. La planeación por definición es flexible, por lo que el plan puede sufrir ajustes de acuerdo a las necesidades de la empresa, se recomienda no hacerlos, ya que del cumplimiento en tiempo dependerá la subsanación de los procesos de la empresa.
Evaluación
Los proyectos de capacitación se deben evaluar al menos una vez en su duración, sin embargo, se recomienda hacer cuatro evaluaciones: una diagnóstica, otra durante el curso, otra al final y otra en tres meses, además de llevar un seguimiento puntual diario, haciendo las conciliaciones individuales y por equipo para identificar los logros o en su caso los puntos de oportunidad.
Mantenimiento
Esta etapa se refiere a hacer refuerzos de la capacitación obtenida. Estos se pueden llevar a cabo como parte del seguimiento diario, sin embargo, se recomienda que el primero sea a los tres meses y después cada mes. Estos refuerzos se pueden desarrollar en cursos cortos de una o dos horas, recordemos que por eso se llama refuerzo.El mantenimiento también puede ejecutarse una hora por semana atendiendo posibles fallas en la operación o discrepancias en las relaciones humanas.
La Capacitación aplicada a la solución de problemas también es preventiva, se establece identificando desvíos errores o fallas comunes con la intención de evitar ocurran. En esta, se establecen situaciones idénticas a las variantes identificadas y se agregan otras que tal vez no han ocurrido, pero son latentes en ocurrir, por ejemplo:
El error del sistema de alerta sísmica del pasado 03 de agosto, donde se activó la alerta por fallas humanas movilizando a los ciudadanos de la CDMX y a trabajadores de las empresas, lo que obligó a los responsables de Protección Civil a activar los protocolos correspondientes, deteniendo las actividades en las empresas. En consecuencia, lo anterior se le puede considerar un problema, ya que en algunas empresas el personal no estabacapacitado para estas eventualidades y conlleva a la implantación de La Capacitación aplicada a la solución de problemas.
Finalmente, debemos decir que La Capacitación aplicada a la solución de problemas primero exige identificar el problema raíz, no se debe perder de vista este aspecto, en este sentido tanto líderes como gerentes y consultores, deben orientar el esfuerzo de dejar de ver la consecuencia y enfocarse en hacer una ingeniería inversa para localizar cuál es el origen. Una vez identificado el problema se aplicará el ciclo de vida de la capacitación, estableciendo las estrategias de solución basada en el aprendizaje significativo con el modelo de La Capacitación aplicada a la solución de problemas, los resultados serán exitosos.
