El Manual de Organización como herramienta de Competencia y Responsabilidad Penal
Por: Dr. José Luis Arenas López
En la actualidad, la responsabilidad solidaria se ha vuelto un parteaguas en las empresas, por una parte, los empresarios en la búsqueda de ingresos superiores, y por otra los directivos enfocados al cumplimiento de las normas, la legislación y las políticas empresariales.
Esta situación pone a las empresas en una encrucijada: actualizarse o morir. La competitividad cada vez es mayor, con ello la recuperación de la inversión y gastos de operación se dificulta más; la solución es simple, mantener una organización actualizada y vigente, para ello es necesario identificar todos los instrumentos administrativos que ayudarán a la empresa a estar vigente y actualizada. Estos documentos son el manual de organización, el manual de procesos, el manual de políticas, el manual de operaciones, el manual de contingencia, el código de vestimenta, el reglamento interno, el manual de calidad, las condiciones generales de trabajo y el manual de cumplimiento normativo.
El manual de organización es conocido como el documento rector de toda empresa, los constantes cambios a nivel mundial han tenido efecto en este manual y cada vez se perfecciona más, este instrumento tiene muchas variables, la más efectiva consta de 17 documentos “más 1”.
El primero de los documentos se llama Antecedentes, en éste se describe la historia de la empresa con reglas muy básicas: año, evento y responsable; se escribe en enunciados cortos y el orden puede variar, lo importante es iniciar su descripción del más antiguo en adelante; el segundo documento se conoce como Marco Jurídico, este documento registra todos los instrumentos de gobierno que regulan el funcionamiento de la empresa: federales, estatales y municipales, se escribe en párrafos por instrumento, indicando el nombre, año y nombre de quien lo promulgó; los Objetivos Generales son el siguiente documento, éste es uno de los documentos que obliga al manual a mantenerse actualizado por año, se recomienda se describan tres como mínimo y máximo cinco, se debe considerar que son objetivos de la empresa y que la impactan en su totalidad, cada objetivo inicia con un verbo rector en infinitivo y definirá el alcance de operación para el siguiente año fiscal.
Las Funciones Generales redactan las actividades principales de la empresa y se describen por área y de acuerdo al orden del organigrama general, cada función es integradora y se escribe en párrafos iniciando con un verbo rector en infinitivo listándolas por nivel de importancia; las Atribuciones se refieren a los alcances operativos de la empresa, es decir, describen en párrafos cortos qué sí puede hacer la empresa, cada párrafo inicia con un verbo rector en infinitivo, estos alcances pueden ser de dos tipos: los fijados por el empresario al momento de constituir la empresa y los alcances que el gobierno pueda autorizar, por ejemplo: una escuela privada puede generar matrícula, evaluar y registrar calificaciones, pero no puede emitir una cédula profesional, ésta es una atribución de la DGP adscrita a la SEP.
Los cuatro documentos siguientes se conocen como Documentos de Calidad: la Misión establece qué está haciendo la empresa en este momento, resalta el cómo lo hace e identifica los elementos de calidad de cómo lo hace, se escribe en la primera persona del plural y en presente en un enunciado corto y de fácil retención; la Visión propone cómo nos vemos en un futuro cercano, es decir, se debe fijar una fecha para su comparación, se escribe en un enunciado corto, en la primera persona del plural y en futuro imperativo, se resaltan los elementos de calidad, explicando qué alcances tendrá la empresa; la Filosofía establece una cultura de ética a partir de la fijación de valores con los que el equipo de trabajo se identifique, se sugiere establecer un máximo de seis, describiendo una definición propia de la empresa por cada valor; la Política de Calidad es un enunciado corto incluyente que se escribe en primera persona del plural y en presente, destaca los valores de la empresa y los elementos de calidad que generan un diferencial entre el equipo de la empresa contra la competencia.
El documento siguiente se llama Directorio, es el único documento que permite la identificación de nombres de funcionarios, aquí solo se listan los datos de las áreas de estructura de la empresa, el nombre de su titular, su ubicación en la empresa, el contacto y número telefónico; con el directorio se da paso al Organigrama General, este es la representación gráfica de la organización y solo se colocan las áreas de estructura indicando solo su nombre; una vez expuesto el organigrama general se debe proceder a describir cada una de las áreas que lo integran, a este documento se le llama Organigrama Específico, mismo que muestra las subáreas que integran a cada una de las áreas de estructura, por ejemplo, una dirección general se puede componer de tres direcciones de área, y cada dirección de subdirecciones, y cada una de éstas de jefaturas de departamento, un organigrama específico se puede desglosar mientras el área tenga áreas o puestos de subordinación; con lo anterior se detallan los Objetivos Específicos, al igual que los objetivos generales, se recomienda solo agregar tres por área y tiene las mismas reglas para su diseño; cada área tiene su objeto de creación y con ello sus Funciones Específicas, estás se escriben en párrafos cortos y se listan en nivel de importancia sin poner numeración, solo viñetas, tienen las mismas reglas que las funciones generales.
Por cada organigrama específico, se agregan tres documentos fundamentales: el Análisis de Puestos; éste menciona el nombre del puesto, su ID, su clave y su nivel, además se describe quien le reporta y a quien le reporta, también a quien reemplaza y quien lo remplaza en caso de ausencia, se agrega un organigrama muy específico que muestra la ubicación del cargo; el siguiente documento es el Perfil del Puesto, este documento es de alta relevancia e incluye los datos de identificación, ya que establece los requisitos que debe cubrir un candidato para ocuparlo, fija el género, edad, formación profesional, años de experiencia, competencias del cargo y competencias transversales, determina los conocimientos básicos y conocimientos alternos, habilidades y conocimientos técnicos; aunque puede llevar edad y género, se recomienda ya no agregarlos para evitar conflictos de discriminación; el último documento es la Descripción de Puesto, también contiene los datos de identificación y una lista de las funciones que desarrolla el cargo en particular, se especifica la temporalidad de ejecución de las tareas, es decir, puede ser diario, semanal , quincenal, etc., y su nivel de prioridad.
El Control de Cambios es un documento que se integra al manual hasta que éste sufre algún cambio o modificación, por lo general puede ser al inicio del segundo año ya que se actualizan los objetivos generales, sin embargo, si durante el año la organización tiene ajustes, como creación o eliminación de algún puesto o área, el manual en consecuencia debe actualizarse y con ello abrir el control de cambios.
Para implementar el manual de organización es necesario asesorarse con expertos en la rama y conocer de los alcances del mismo, desde sus ventajas como los puntos de oportunidad contra la necesidad real de la empresa.
Es importante la implementación del manual de organización en la empresa, se debe recordar que este documento genera responsabilidad y que se debe atender lo establecido en el Art. 421 del CNPP, mismo que refiere la responsabilidad penal de las personas jurídicas de los delitos cometidos a su nombre o por su cuenta, en su beneficio o a través de los medios que ellos proporcionen. Es por ello que, al definir las funciones de cada uno de los colaboradores y a través del área jurídica y sólo en los casos que competa, se deben de firmar las responsivas correspondientes.
