FINES Y PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN DIRECTIVA
Por: Paul Rodríguez Barragán
FINES.
Los fines de la dirección dentro de una empresa o negocio son vitales para el funcionamiento de la organización. Todo esfuerzo organizado se realiza con la finalidad de producir, crear un bien u ofrecer un servicio respectivamente. El esfuerzo no está limitado sólo a las actividades comerciales o industriales, va más allá de estos dos aspectos; los fines de la dirección también tocan el aspecto humano.
De lo anteriormente expuesto citaremos los fines básicos de la función directiva a saber:
- Poner en marcha los lineamientos establecidos, durante las fases de planeación y organización:
La puesta en marcha de los lineamientos conceptualizados como ordenamientos, a través de los cuales se fijan los procedimientos a seguir para realización de las tareas de la empresa, es de vital importancia durante las fases de planeación y organización, ya que es ahí donde emerge la fijación de objetivos, se proyectan programas, se ordena, se relaciona, se estructura y se coordina el curso de acción de la organización.
De ahí que la dirección marca a través de los lineamientos; los parámetros a los que habrán de sujetarse las actividades dentro de la empresa o ente económico.
- Implantación de sistemas y procedimientos en la empresa, para el logro de los objetivos organizacionales:
El logro de objetivos organizacionales recae de manera primaria en el quehacer directivo y para ello la dirección tiene que apropiarse de la implantación de sistemas y procedimientos.
Los sistemas aplicados a la función directiva representan el conjunto de técnicas y herramientas de carácter administrativo, de aquí que podemos citar el sistema de planeación, sistema de organización, sistema de coordinación, sistema de control, sistema de medición de gestión, todos ellos vinculados como parte del sistema de dirección.
Los procedimientos por otra parte rigen el actuar de los sistemas implantados dentro de la organización, ya que se definen como la forma específica de llevar a cabo una actividad o proceso y, por tanto, es un documento que describe la realización de una actividad repetitiva de acuerdo con una sistemática preestablecida y una guía normalizada de actuación, con la finalidad de realizarla adecuadamente y garantizar la continuidad en el desempeño de la empresa.
- Eficientar la acción de los empleados y consecuentemente la productividad de la empresa:
La dirección implica la coordinación del personal ya que este es el elemento primordial para el funcionamiento de una organización, el accionar de los empleados se debe eficientar mediante la aplicación de una red de interrelaciones dependientes que motiven sus patrones de conducta hacia la consecución de los fines planteados y como consecuencia de estos factores motivacionales capaces de provocar, mantener, impulsar y dirigir este comportamiento. La dirección encamina estos esfuerzos a mejorar la productividad en términos de eficiencia y eficacia.
- Optimizar el sistema de control y medición de la empresa:
No podemos imaginarnos una organización exenta de controles, el control como parte integrante del proceso administrativo es indispensable para lograr los objetivos, ya que el optimizar los sistemas o el sistema de control y medición dentro de las empresas, lleva al directivo necesariamente a vincular la fase de la planeación con el resultado esperado, dándose conforme a los parámetros, estándares y directrices previamente establecidos y con esto poder medir el desempeño de la organización.
- Establecer mecanismos de comunicación necesarios para el funcionamiento de la organización.
En todas las funciones administrativas la comunicación se aplica de manera permanente, pero adquiere un significado muy especial en el quehacer directivo ya que es aquí, donde se deben establecer los mecanismos necesarios e indispensables que lograr la armonía y el flujo de información directa, que permita permear conceptos claros y precisos en todas las áreas involucradas, en el funcionamiento organizacional.
El establecimiento de mecanismos de comunicación es el medio por el cual en una empresa se unifica la actividad organizada.
PRINCIPIOS DE LA FUNCIÓN DIRECTIVA.
Uno de los primeros autores que buscó definir o conceptuar los principios de la función directiva fue el francés Henri Fayol, que desempeñaba la gerencia de una gran compañía de carbón, el cual trató de descubrir los principios de la dirección o gerencia.
Estos principios según Fayol determinan la consistencia y el buen orden del trabajo dentro de una organización o empresa.
Henry Fayol pensaba que podían existir un gran número de principios, pero solamente describió los que él aplicaba y ejecutaba a través de su experiencia gerencial.
Como marco de referencia citaremos los 14 principios de la Dirección o Gerencia, propuestos por Henry Fayol en el año de 1929:
1. La división del trabajo: el trabajo debe estar dividido y subdividido en sus elementos más pequeños para aprovechar las ventajas que proporciona la especialización
2. Paridad entre autoridad y responsabilidad: cada empleado deberá ser delegado con la suficiente autoridad para llevar a cabo las responsabilidades del trabajo que se le asignen.
3. Disciplina: los empleados, deberán obedecer los acuerdos que estén claramente expuestos entre ellos y la organización, los gerentes deberán sancionar, con justicia todos los casos en que la disciplina se vea afectada.
4. Unidad de mando: los empleados deberán recibir órdenes y tener responsabilidades solamente para con un superior.
5. Unidad de dirección: las actividades que tienen el mismo propósito deberán ser agrupadas en un mismo conjunto y operar guiados por los mismos planes.
6. Subordinación de los individuos a los intereses generales: los intereses de la organización tienen preferencia sobre los intereses individuales.
7. Remuneración justa: la paga deberá basarse en el logro de los objetivos asignados en el trabajo.
8. Centralización: la autoridad deberá ser delegada en proporción a la responsabilidad.
9. Cadena de mando: debe existir una cadena de mando que no se rompa y a través de la cual fluyan todas las instrucciones y comunicaciones.
10. Orden: cada trabajo deberá estar definido de manera que quien lo realiza entienda claramente en que consiste y cual es su relación con los demás trabajos.
11. Equidad: las reglas y los acuerdos deberán hacerse cumplir de una manera justa.
12. Estabilidad del personal: deberá alentarse a los empleados para que sean leales a la organización y se comprometan con ella a largo plazo.
13. Iniciativa: deberá alentarse a los empleados para que ejerciten juicios independientes dentro de los límites de su autoridad delegada y la definición de su trabajo.
14. “Esprit de corps”: deberá alentarse a los empleados para que definan sus intereses con los de la organización y logren con ello unidad en los esfuerzos.
Estos principios están enfocados para guiar y dirigir el pensamiento de los directivos o gerentes en el actuar de la organización.
Los directivos hoy en día también tratan de definir los principios que a su entender, experiencia y aplicación puedan usar como parámetros en los cuales basen su actuación dentro de la empresa.
En correlación con los principios de 1929, se describirán algunos principios de la dirección o gerencia de1990, donde podemos inferir que éstos son similares en su esencia y se manifiestan comunes denominadores que no pueden faltar, hay variantes pero estas responden a los tiempos, y transformaciones que las mismas organizaciones van teniendo ya sea por factores internos o externos.
Principios de la dirección o gerencia en 1990:
1. Ser leal a los empleados: el principal elemento crítico de al gerencia es la lealtad a los empleados en todos los asuntos. (June Collier-Mason, CEO (director general) de Nacional Industries.
2. Aceptar la responsabilidad: para tener éxito en la gerencia, no solo se debe estar dispuesto sino deseoso de aceptar responsabilidades.(Stanley Pace, CEO de General Dynamics Corporation)
3. Ser comunicativo: la comunicación abierta hacia arriba, hacia abajo y a lo largo de toda la organización es el ingrediente esencial para el éxito. (Jerry Benefield, CEO de Nissan USA)
4. Crear el ambiente adecuado: Crear el ambiente y la atmósfera en los que cada persona pueda contribuir al máximo de sus capacidades. (William Weisz, vicepresidente y ex CEO de Motorola, Inc.)
5. Tratar y compartir: Asegúrese de que quienes producen compartan los resultados y trate a los demás como a usted le gustaría que lo trataran.(J. Tracy O Rourke, Presidente de Allen-Bradley Company)
6. Seguir los cambios: el ambiente competitivo y tecnológico, así como los asuntos de interés social dentro de la compañía, están cambiando mas rápidamente que nunca, y la gerencia debe mantenerse al ritmo de esos cambios.(J. Tracy O Rourke, Presidente de Allen-Bradley Company)
7. Tener contentos a los empleados: si usted tuviera que señalar la cuestión más importante para asegurarse el éxito creo que esta tendría que ser cómo tratar a su gente. (Joseph Canion, Presidente de Compaq Computer Corporation)
8. Ser un miembro del equipo: yo aconsejo ser miembro del equipo y concentrarse en lograr un acuerdo, a lo largo de su gestión, acerca de que necesita lograrse. (Joe Henson, presidente de Prime Computer)
9. Escuchar: Debemos escuchar lo que oímos de nuestros clientes en el campo de trabajo de nuestros distribuidores, de la gente que trabaja en el taller y de la dirección general.(Abraham Krasnoff, vicepresidente de Pall Corporation)
10. Seguir la regla de oro: siga la regla de oro de la ética en los negocios, no existe ningún atajo. (Robert Mercer, Presidente de Goodyear Tire and Rubber Company)
11. Conservar la integridad y la confianza: la integridad y la confianza son los aspectos más importantes de la gerencia, sin ellos todo fracasa. (Gerald Mitchell, Presidente de Dana Corporation)
12. Seguir los principios: siga esto cuidadosamente: calidad, costo, servicio, desarrollo de producto, control de recursos y contratación adecuada. aplique estos principios sin importar si se trata de fabricar una pala para la basura o un semiconductor.(Stanley Gault, Presidente de Rubbermaid Inc.)
13. Desarrollar su visión: los grandes gerentes son personas que desarrollan una clara visión de lo que quieren que su empresa llegue a ser. (Jack Welch, Presidente de General Electric Company)
14. Total entrega por un trabajo excelente: como norma, siempre haga más de lo que estrictamente debe hacer. (Fred. A Manske, Jr., Vicepresidente Internacional de Federal Express Corporation)
En pleno siglo XXI los principios de la función directiva, tampoco muestran muchas variantes a los citados anteriormente.
Podemos mencionar que el principio de autoridad, división del trabajo, responsabilidad, trabajo en equipo, unidad de mando, remuneración del personal, estabilidad del personal, comunicación, subordinación del interés personal o particular al interés general, son principios de vigencia universal y de presencia en las empresas de hoy.
A medida que las empresas en México tengan mayor cultura empresarial y laboral, podrán aplicar principios de dirección al funcionamiento de sus negocios e incluso tendrán la capacidad para desarrollar y dictar principios propios resultantes de la experiencia adquirida en el quehacer diario de las mismas.
No se puede dejar a un lado como parte de la aplicación de los principios, el tema de la medición estratégica de los resultados a través de indicadores de gestión en las empresas mexicanas, se vuelve punto medular en la resolución de los problemas que se suscitan al poner en acción la aplicación de los principios, son un factor regulador para la puesta en marcha de cualquier tipo de organización.
Como hemos mencionado en párrafos anteriores los principios del año 1929 y 1990 que se citan en este artículo, no tienen diferencias marcadas de fondo, solo de forma en cuanto a su contenido.
En México, así como en los países en vías de desarrollo y los del primer mundo que se consideran altamente industrializados, hay un común denominador que se llama estructura industrial, que puede ser ante la demanda del mercado de consumo nacional o internacional eficiente o deficiente, dependiendo de la aplicación de los procedimientos y sistemas que se implanten en la organización. Ante todo esto hay que resaltar que en cualquier estructura industrial, comercial o de servicios siempre ha existido la pequeña empresa y esta tiene que aplicar principios.
La autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los directivos mediante una decisión tomada, surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio, este principio es fundamental e imprescindible en la pequeña empresa mexicana ya que de él depende el funcionamiento de la empresa o negocio.
La importancia de respetar los canales de comunicación en las empresas en México establecidos por la organización formal da como resultado que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores o jefes inmediatos. Esto es una muestra más de la vigencia de los principios de la función directiva.
Hoy día la pequeña empresa mexicana tiene la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto que surja en la aplicación de los principios, por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque problemas colaterales.
La toma de decisiones en lo referente a la aplicación de principios en el quehacer directivo dentro de la empresa mexicana, tiene un significado real y vigente por dar origen a la esencia del funcionamiento administrativo en las organizaciones.
