EL USO DE HERRAMIENTAS DIGITALES EN UN CONTEXTO NOTARIAl
JESÚS RUIZ BARREDA
NOTARÍA PÚBLICA NO. 8, NUEVA ROSITA, COAHUILA.
Ya tiempo pasó desde que el instrumento notarial se redactaba en papel con pluma de ganso y tinta, cuando previo a la redacción del instrumento se requerían al menos tres encuentros presenciales con las partes, para la valoración de documentos, el estudio del fondo del negocio, la explicación del alcance legal de mismo y posteriormente su firma.
En esa época, el trámite o diligencia del instrumento que consignara la adquisición de un inmueble, demandaba un viacrucis burocrático entre distintas oficinas y dependencias, a la tesorería municipal para la liquidación de impuestos, al Catastro para su inscripción en el padrón catastral municipal, al Registro Público de la Propiedad para la inscripción de la escritura.
Una evolución tecnológica significó la implementación de la computadora, impresora, fotocopiadora y el fax, la impresión masiva de texto produjo una acelerada producción en el despacho de los expedientes en las Notarías. Aunado a ello, el uso de tecnologías en las oficinas catastrales y del Registro Público de la Propiedad facilitó el trámite de escrituras, haciendo más rápido y barato el despliegue administrativo para la liquidación de impuestos e inscripción de escrituras.
Sin embargo, seguía siendo necesaria la atención presencial del usuario, la revisión física de documentos y el trayecto de estos hacia las distintas oficinas gubernamentales para su registro.
En ese sentido, desde hace un par de décadas, la legislación federal y en la mayoría de las vigentes en las diversas entidades federativas incursionaron con herramientas tecnológicas. La firma electrónica y la oficina virtual del Registro Público de la Propiedad; empero, fue a raíz de la crisis sanitaria producida por el COVID-19 que su implementación supuso una necesidad.
Con ello, tanto en notarías para la formalización de escrituras como en dependencias para su trámite, prescindieron del usuario, lo que también facilitó las prestaciones de servicios profesionales por medios virtuales.
Actualmente vivimos una era telemática, las herramientas tecnológicas y de la información representan una verdadera revolución, su implementación como instrumentos para la prestación del servicio notarial constituyen una eficaz y eficiente alternativa en la asesoría, otorgamiento y trámite de instrumentos notariales.
Hoy día, es innecesario que el usuario acuda a las oficinas de las Notarías, usualmente solicita la intervención vía telefónica, correo electrónico o whatsapp, aquellos documentos necesarios para el otorgamiento son enviados para su valoración y estudio por los mismos medios, una vez redactado un proyecto digital del instrumento, es remitido al usuario para su revisión y después de aprobado, agenda una cita para la impresión de firma como símbolo del consentimiento.
Pero no es todo, el uso de la tecnología también saca provecho en la declaración y pago de impuestos municipales, estatales y federales, las declaraciones son realizadas vía internet y el tributo es pagado por medio de transferencia electrónica desde la propia Notaría. En similitud de circunstancias, la inscripción de la escritura en el Registro Público de la Propiedad es realizada, en la mayoría de las entidades de la república, vía telemática desde la propia notaría.
Los notarios, por medio de una plataforma digital en internet presentan una copia digital del documento a inscribir, junto con el comprobante de pago de derechos -que también se hace por internet-; una vez inscrito, el Registro envía la boleta de inscripción, misma que junto con el testimonio y anexos de la escritura se envían en una copia digital al usuario o bien se envía físicamente.
Igualmente, el derecho societario y corporativo aprovecha las ventajas de las herramientas tecnológicas, lejos quedó la época en la que se demoraba dos meses constituir una sociedad. Ahora, desde la autorización para el uso de la denominación de la nueva sociedad, el otorgamiento del contrato social, la inscripción del acta constitutiva en Registro Público del Comercio y la generación del RFC ante el SAT se realiza por vía telemática.
También, para la formalización de actas de asamblea y sesiones de los consejos directivos, en la práctica son enviadas digitalmente ante el notario, quien una vez impresa en su protocolo, agenda con el delegado designado para su firma; y después de ello, telemáticamente es conducida para su inscripción al Registro Público del Comercio.
Todo esto parecía ciencia ficción hace algunos años, misma que fue posible gracias a la participación de actores de la generación tecnológica, tanto del notariado, del sector particular y gubernamental.
Con todo esto, es inevitable cuestionarnos ¿Y con toda esa tecnología que se consigue? Fundamentalmente servicios y trámites más rápidos y baratos con la máxima seguridad y certeza jurídica; sin embargo, lejos estamos de ofrecer un servicio realmente virtual pues se requiere la presencia del usuario en por lo menos una ocasión para firmar como símbolo del consentimiento.
Pero ¿Qué sigue luego?, esta práctica pudiere verse superada a la breve posterioridad mediante la institucionalización de la firma electrónica como instrumento tecnológico único e intransferible.
