De la Creación del Puesto a la Capacitación
Por: José Luis Arenas López
El dinamismo de las empresas es inminente y más cuando se trata de la administración de los recursos humanos, donde incluso llamarlos recursos, es un error, en la actualidad el apelativo ha evolucionado a términos como factor humano, capital humano o talento humano; una de las actividades más complejas es la contratación de personal calificado; como un tema inmerso a la contratación se encuentra la determinación de costos desde la publicación del flayer con la convocatoria hasta la colocación del candidato en su lugar de trabajo, estos costos fluyen entre 7 y 21 mil pesos por candidato, si se obtiene la media, se estima un costo de 14 mil pesos por candidato; como un ejemplo básico, una empresa con 120 empleados, con un indicador de rotación de puestos del 3%, se estima la búsqueda de 4 a 5 empleados mensualmente, tendrá un costo entre 56 mil y 70 mil pesos al mes.
Para mejorar la efectividad en este proceso existen diversos modelos de reclutamiento, selección y contratación de personal, lo ideal es crear un modelo propio de acuerdo a las necesidades de la empresa, para ello, se puede tomar una base y de ésta “tropicalizar” un modelo propio.
Partamos de la idea de la creación de un puesto. Toda creación de puesto debe estar debidamente alineada por competencias y en cada uno de los documentos de creación, lo anterior, partiendo de la justificación del puesto, es decir, si el cargo no tiene una razón lógica administrativa y operativa de ser, entonces no hay necesidad de crearlo, si existe la necesidad, entonces se fijan los objetivos del puesto, esto es lo que da vida al cargo mismo; “para que un cargo o puesto sea efectivo se deben crear los indicadores o métricas que se fijarán para medir sus resultados”; en la misma propuesta de creación, se debe presentar el análisis de mercado laboral, en éste se identifica el rango de sueldo, de acuerdo a la responsabilidad y autoridad en el que se encuentra el cargo que se está creado; para cerrar esta etapa, se deben crear los guías de trabajo, mismas que en un futuro se convertirán en los procesos del cargo.
En una segunda etapa, se crea la descripción del puesto, que es donde se detallan todas las funciones del mismo y sus periodos de ejecución, con ello, se diseña el perfil del puesto, que se basa principalmente en la descripción del puesto, ya que las funciones darán paso a la fijación de las competencias y los requisitos que debe cubrir el candidato para ocupar el cargo; finalmente, se diseña el análisis del puesto.
En este último documento se ubica el cargo en el o los organigramas de la empresa, además de los niveles de comunicación y jerarquía del cargo con el resto de puestos en la empresa, como son los subordinados, los subalternos y su jefe inmediato. En una tercera etapa, se crea el speech de entrevista frente a frente, la batería psicométrica, el formato de la entrevista profunda, el plan de capacitación, la evaluación de la capacitación y el plan de vida y carrera, todos estos documentos diseñados por competencias, como ya se había dicho; el documento final, se refiere a la liberación del puesto, mismo que se extiende una vez concluida y acreditada la capacitación.
Es importante recordar, que toda creación de puesto, modifica y actualiza diversos documentos del manual de organización y en consecuencia al manual de procedimientos.
Una vez creado el cargo, se actualiza la plantilla de personal y su estatus, esto podría ser: autorizado, activo y vacante.
Para iniciar la búsqueda, el jefe inmediato deberá firmar el formato de solicitud y la alta gerencia la autorización de búsqueda; este último documento definirá la fecha de inicio de búsqueda y el plazo máximo para la contratación del nuevo candidato; una vez autorizado, se procede a la elaboración del flayer, donde se especificarán las características de la oferta y los requisitos de la vacante, esta información será la que se publicará en los diversos medios; una vez publicada la oferta, iniciará el proceso de recepción de hojas de vida, es muy importante evitar solicitar hojas de vida con fotografía reciente, puede interpretarse como un acto de discriminación.
Con la publicación de la oferta se da inicio al proceso de reclutamiento; la primera etapa se conoce como filtro Pc.
En esta actividad se revisan tres aspectos de la hoja de vida: la formación profesional del candidato, la cual debe ser igual o lo más parecida a la del perfil del puesto, el último cargo ocupado, que debe ser lo más parecido al de la vacante y el tiempo de duración en este último cargo. Si la información es favorable, continuará la entrevista telefónica, esta debe ser breve y tiene como propósito confirmar la información vertida en el CV, explicar al candidato las generalidades de la vacante, agendar fecha de la entrevista y solicitar copia de los documentos básicos.
La entrevista cara a cara, es el filtro principal, se realiza con un formato determinado, es abierta y por competencias; en ella se exploran las habilidades y conocimientos del candidato, así como, su experiencia, expectativas y confirmación de lo escrito en su CV, además se presenta la oferta laboral y se aplica una prueba de personalidad.
Si los resultados son viables, se lleva a cabo la evaluación técnica y de conocimientos, es importante recordar que se diseñan las pruebas por cargo y se deben actualizar de manera permanente.
La siguiente etapa es conocida como entrevista grupal o profunda, es una prueba muy compleja diseñada por cargo y dividida en cuatro secciones: vida laboral, sección académica, integración familiar y aspectos personales; su duración depende del cargo y puede durar hasta cinco horas, es de exploración y por competencias.
La fase de estudios se conoce como psicografomorfología, esto es, la primera parte se refiere a la batería psicométrica, la cual se integra con pruebas que medirán las competencias del candidato según el perfil del puesto; la segunda parte se refiere a la grafología, la cual como pseudociencia pretende describir la personalidad de un individuo y determinar características generales del carácter, acerca de su equilibrio mental y conductual; finalmente, la morfología, es un estudio sistematizado del rostro que arroja resultados enfocados a la personalidad; los tres estudios se aplican por diferentes especialistas, sus resultados combinados arrojan información alineada lo que garantiza seleccionar al mejor candidato para cubrir la vacante.
Una vez concluida estas actividades, continúa el examen médico, el cual solo tiene como finalidad el análisis del doping, finalmente se llevará a cabo el estudio socioeconómico, éste tiene varias finalidades, la principal es la conciliación de los documentos originales contra la información de la hoja de vida, se recaban fotos de la documental, además de aplicar un cuestionario de exploración.
Si los resultados en su totalidad son favorables, se procede a la contratación; esta etapa se puede manejar en tres momentos: el contrato de capacitación, el contrato de prueba y el contrato de definitividad. Los dos primeros deben tener como mínimo 30 días y un máximo de 180, el tercero en su caso será por tiempo indefinido.
Una vez ingresado el nuevo colaborador, se llevará a cabo la capacitación de inducción, esta tendrá como duración máximo un día laboral, en éste se dará a conocer la historia de la empresa, su estructura, las políticas y restricciones empresariales, así como, las prestaciones y beneficios que recibe el colaborador, una introducción de sus funciones generales, el plan de desarrollo y la ubicación del cargo dentro del organigrama; al término de la misma se aplicará un examen, la calificación mínima debe ser de 80 puntos en escala del cero al cien, en caso de ser menor, se deberán reforzar los puntos débiles.
Finalmente se llevará a cabo la capacitación, ésta se recomienda dividirla en módulos, cada uno será impartido por el especialista del tema, es decir, el responsable de capacitación solo programa el módulo en fecha, duración y lugar, por ejemplo, si el módulo se refiere a servicio al cliente, entonces el gerente o el responsable del área impartirá el curso; al término, se aplicará una evaluación y esto ocurrirá por cada módulo programado, el número de módulos dependerá del nivel del cargo, mientras sea mayor en jerarquía, deberá contener más módulos.
Como nota importante, cada módulo debe tener una evaluación mínima de 80 puntos en la escala del 0 al 100. Al final de todos los módulos la calificación promedio mínima necesaria seguirá siendo 80 puntos; si en uno de los módulos se obtiene una evaluación menor o igual a 79 puntos, se deberá reforzar el curso y se aplicará de nueva cuenta una evaluación diferente del mismo.
Al aprobar el curso se debe formalizar la entrega del nuevo empleado al área de destino, para ello se requisitará el formato de liberación, en este se detalla el desempeño del colaborador durante la capacitación, sus calificaciones, los datos del cargo, fecha de ingreso y en su caso, las recomendaciones pertinentes.
Este proceso debe formar parte del manual de políticas y en el reglamento para adquirir fuerza de ley; cada empresa de acuerdo a su naturaleza, giro, tamaño, estructura y presupuesto, podrá establecer el modelo que mejor convenga, sin embargo, es necesario realizar un estudio costo-beneficio y recordar la frase “lo barato sale caro”, con ello, lo ideal es pensar que los costos de contratación no son un gasto, sino una inversión, hacer este proceso de contratación, tiene un promedio de tiempo de 4 días sin contar la capacitación, ya que ésta dependerá del cargo a capacitar, quizá el costo sea ligeramente alto, pero es una inversión con una TIR bastante aceptable.
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