Actualización de la guía de cotizaciones en línea para las compras estatales
Por: Kathia Burke
El pasado mes de septiembre la Dirección General de Contrataciones Públicas, publicó en el portal web “PanamaCompra”s que está administra, la nueva guía de uso para las cotizaciones en línea.
Como recordamos, la plataforma de cotizaciones en línea fue creada como una herramienta para que las Entidades del Estado pudiesen obtener las cotizaciones de una manera rápida, eficiente y totalmente transparente, ya que al ser publicado en la sección de cotizaciones en línea del Sistema Electrónico “PanamaCompra”s, a los proveedores inscritos en los rubros de las necesidades que se indican en la solicitud de cotizaciones, les llega una notificación y estos libremente puedan enviar la cotización requerida, junto con los documentos que se consideren necesarios como constancia de que puede cumplir con la necesidad.
El ámbito de aplicación de esta plataforma es para todas las entidades contratantes que requieran adquirir bienes, obras y/o servicios mediante el procedimiento para contrataciones menores por cotizaciones, el procedimiento excepcional de contratación o el procedimiento especial de adquisiciones de emergencia, que deberán utilizar obligatoriamente la Plataforma de Cotizaciones en Línea habilitada en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”, la cual es de acceso público, para solicitar las cotizaciones que servirán para seleccionar a él o los contratistas.
Es importante señalar, que, las Entidades Licitantes deben garantizar que sus solicitudes contengan las especificaciones y características de la necesidad, su ficha técnica en los casos de bienes o insumos que así lo ameriten y el detalle de todos los requisitos y/o requerimientos mínimos.
Ciertamente, cuando se instaló esta plataforma, como de uso obligatorio para las Entidades en junio del año 2020, las reacciones al cambio no se hicieron esperar, tanto de proveedores como de Entidades Licitantes, ya que no se tenía claro que la cotización en línea no es un acto de selección del contratista en sí, sino una herramienta para obtener las cotizaciones la cual era de uso obligatorio en las cotizaciones menores es decir aquellas que no exceden los Diez Mil balboas (B/.10,000.00), el procedimiento excepcional de contratación o el procedimiento especial de adquisiciones de emergencia, sin embargo, con el paso del tiempo la herramienta se ha hecho de uso común tanto para las Entidades Licitantes como para los proveedores del Estado por lo que la Dirección General de Contrataciones Públicas, procedió luego de la implementación de un año de esta herramienta, a hacer algunas adecuaciones producto precisamente de la práctica, entre ellas podemos mencionar algunas tales como:
Las entidades licitantes podrán publicar una solicitud de cotización en línea de una manera programada, la cual será visible para los proveedores, sin embargo, no podrán enviar sus cotizaciones hasta el momento indicado en la cotización en línea para su recepción, lo cual es un elemento novedoso, porque una de las principales quejas sobre todo de los proveedores en materia de procedimientos excepcionales de obras, era que no se tenía el tiempo suficiente para preparar una cotización concisa y de acorde a las necesidades de las entidades en solo cuatro horas, no obstante, siendo que para los procedimientos excepcionales y los de emergencia se tiene que utilizar esta plataforma, el poder programarla a una hora determinada de un día específico, le da la posibilidad al proveedor de que pueda preparar su propuesta o cotización con la suficiente antelación y con todo lo que requiere para que su cotización sea tomada en cuenta.
Cuando las entidades realizan una solicitud de cotización en línea cuyo monto requiera de un mínimo de 3 o de 2 cotizaciones y reciba menos de las cantidades que requiere podrá escoger la cotización que cumpla en precio y especificaciones y no será necesario realizar nuevamente el procedimiento de solicitud de cotización en línea, ya que las gestiones realizadas a través de este sistema serán el aval, que tendrá la entidad para sustentar que se realizó la solicitud correspondiente y que sólo se presentaron las cotizaciones que refleja el sistema cumpliendo así con el principio de publicidad e igualdad de oportunidades, además agregaremos nosotros, el de economía ya que no se requiere volver a publicar una cotización en línea.
En el caso contrario, de no recibir ningún tipo de cotización la entidad sí deberá iniciar un procedimiento de cotización en línea con el mismo número de registro, si aún desea adquirir los bienes servicios u obras objeto de la solicitud que quedó desierta.
Sí en este mismo caso la Entidad, no recibe cotizaciones y ha realizado tres procesos de solicitud de cotización en línea bajo el mismo el número de registro, la plataforma certifica este hecho y podrá entonces la entidad solicitar cotizaciones por cualquier otro medio tecnológico o de comunicación siempre que el bien, servicio u obra sea el mismo que se cotizó por la citada herramienta.
Es importante añadir que en el caso de que se soliciten cotizaciones por cualquier otro medio tecnológico, la Entidad deberá igualmente proceder con el trámite de compra menor en el sistema, es decir asignándole un número de acto público que quedará registrado en el Sistema Electrónico de “PanamaCompra” y contar con la certificación que emite la plataforma de cotizaciones en línea que acredita que no se recibieron cotizaciones después de haber realizado 3 procesos de solicitudes bajo el mismo número de registro.
De igual manera, para tramitar la adquisición con las cotizaciones recibidas por otros medios la entidad licitante deberá acompañarla con una nota justificativa expedidas por el jefe representante legal de la entidad o el servidor público en quien se delegue tal función en la cual se harán constar las gestiones que se llevaron a cabo y las razones que imposibilitaron cumplir con el requisito establecido, lo cual será requerido para su refrendo.
Cuando desde el punto de vista del proveedor se mencionan todos estos procedimientos el proveedor puede preguntarse ¿por qué es importante para mí conocer esto? a lo que le responderemos que es importante que todo proveedor esté debidamente asesorado en todo su proceso aunque se trate de contrataciones menores, porque el saber el procedimiento y el cumplimiento por parte de la Entidad Licitante del debido proceso garantiza que mi adjudicación, mi compra menor o mi licitación pública o por mejor valor en la que he participado, no es susceptible de recursos por parte de otros proveedores invocando nulidad del procedimiento, faltas al debido proceso o faltas a la transparencia.
En ese orden de ideas, no sólo la Entidad debe estar atenta al cumplimiento del procedimiento y debe conocerlo, también los proveedores aún en herramientas sencillas como lo es la cotización en línea.
Se debe recordar que esta herramienta se utiliza a su vez en procedimientos excepcionales y los de emergencia, que sabemos que pueden tener montos importantes, por lo que a los proveedores del Estado les recomiendo que verifiquen esta guía actualizada para el tratamiento de las cotizaciones en línea y se apoyen en asesores conocedores de la contratación pública.
