EMPRESAS ÁGILES ¿CÓMO LOGRARLO?

Por: Juan Manuel González Montiel

Hace algunos años, cuando comencé en el mundo de la consultoría de empresas, hubo una empresa en la cual al comenzar a trabajar todo pareció fluir de forma adecuada, el servicio fue acordado, el plan de trabajo fue aceptado, el equipo elegido y las sesiones comenzaron sin problema. Sin embargo, a partir de la segunda sesión comenzó a notarse un desempeño que más tarde se repetiría en múltiples organizaciones; cada sesión los entregables y actividades por desarrollar, parecían cumplirse uno o dos días antes, o incluso, justo antes de la reunión.

Al trabajar con elementos de cambio de cultura basados en la disciplina, fue notorio entonces que cumplir las actividades y entregables en un solo día, poco antes de la fecha límite, difícilmente lograría llevar a la organización a cumplir con la meta de implementar un sistema de mejora, un método de cambio organizacional o impactar directamente en la cultura de trabajo.

Esta situación suele ser frecuente incluso hoy en día en diversos tipos de industrias y empresas. Con datos obtenidos de los servicios de capacitación y consultoría que se han impartido en más de nueve años en todo el territorio de México, se ha encontrado, que el 91 % de las personas, completan sus actividades no cotidianas, o las relativas a proyectos nuevos de trabajo en promedio uno o dos días antes de la fecha límite.

Y este mismo comportamiento se evidencia en el sector educativo, en el que incluso, un pequeño porcentaje entrega fuera de tiempo, y se considera una situación normal.

Este hábito en ocasiones frecuente en las empresas ocasiona que la respuesta a situaciones emergentes, la adaptación al cambio o la innovación, suelan ser un reto considerable para enfrentar, y no un proceso natural de comportamiento que debería existir en la cultura de la empresa.

“PARA REVERTIR LA ZONA DE CONFORT DEBEMOS DE CAPACITARNOS CONSTANTEMENTE”

Existen hoy múltiples herramientas que se consideran dentro de las metodologías Ágiles, herramientas y métodos que distan de los enfoques tradicionales y predictivos, y persiguen una mayor respuesta y capacidad de un equipo y una organización. Estas herramientas pueden generar grandes resultados, preparar a las empresas para la adaptación, innovación y crecimiento sostenido. Dentro de estas herramientas las más comunes suelen ser programación extrema, Kanban, y quizá la más conocida en la actualidad sea SCRUM.

En un ambiente ideal, estas herramientas pueden ser aprovechadas y el resultado que se obtiene es extraordinario, sin embargo, cuando la organización donde se implementa presenta el fenómeno de la entrega antes de tiempo que describimos anteriormente, entonces suele haber complicaciones, inconvenientes o incluso su implementación puede fracasar.

Para prevenir estas situaciones y aprovechar todo el potencial que estas herramientas Ágiles y cualquier otro método pueden aportar para nuestra organización, debemos considerar trabajar continuamente con cinco factores, de forma permanente en nuestra empresa para así, revertir el efecto de lentitud provocado por la zona de confort y la costumbre de hacer las cosas siempre de la misma forma. Si queremos convertir nuestro sitio de trabajo en empresas Ágiles, debemos de trabajar en lo siguiente.

Capacitación.

Ya lo he mencionado antes, para revertir la zona de confort que crece en nosotros cada día, debemos de capacitarnos constantemente. No necesariamente toda la capacitación debe ser contratada, existe mucho conocimiento y aprendizaje en el personal que ya labora con nosotros, además, está también el autoestudio, que si bien puede ser difícil de lograr el hábito, puede generar cuando lo logremos un cambio extraordinario. En una empresa de servicios financieros implementaron desde hace años un club de lectura obligatorio para todo su personal, todos los días dedican 60 minutos a la lectura grupal de un libro, así, provocan que su equipo lea en promedio diez libros al año. Con ello, la mayor cantidad de ideas de innovación surgen de lo aprendido y discutido en estas sesiones.

Liderazgo.

Cualquier cambio que se ejecuta sin liderazgo tiende a olvidarse y por ende se abandona. Mejorar continuamente las habilidades de liderazgo de todo el personal es un requisito para las organizaciones actuales, comenzando con la inteligencia emocional para que puedan coexistir lo factores siguientes, pero siempre trabajando en todas las habilidades de liderazgo como son: comunicación asertiva, trabajo en equipo, resolución de conflictos, confrontación y muchas otra más.

Confianza.

En la medida que las habilidades de liderazgo son las adecuadas, las personas trabajarán en un ambiente en el que sentirán que sus opiniones son tomadas en cuenta, que pueden levantar la mano y ser escuchados, conocerán que pueden equivocarse y sentirse respaldados. La confianza es entonces una mezcla de varios factores, pero principalmente la seguridad de ser visto, escuchado, tomado en cuenta y respaldado ante los errores.

“PENSAR EN LOGRAR QUE NUESTRA EMPRESA SE VUELVA ÁGIL, DEBE SER YA EL PAN DE CADA DÍA, ENFOCAR LA ESTRATEGIA Y DIRECCIÓN DE LA EMPRESA EN CAPACITAR, LIDERAR, GENERAR CONFIANZA, CREAR AMBIENTES RETADORES Y LOGRAR UN AMBIENTE ADECUADO PARA LA CRÍTICA DIRECTA DEBE SER PARTE DE LA AGENDA DE TODO LÍDER ACTUAL QUE ESTÉ ENFOCADO EN AGILIZAR SU COMPAÑÍA.”

Reto.

En cualquier organización deben crearse condiciones en las que se motive a la gente a romper su zona de confort, sin importar el nivel jerárquico o las actividades que se realicen, las personas deberían encontrar en sus actividades diarias la oportunidad de retarse intelectualmente. La mejor estrategia para retar a las personas y llevarlas a elevar su potencial es darles la oportunidad de participar en la solución de problemas y los nuevos proyectos. Las mejores ideas y soluciones de problemas las tienen ellos, los que día con día se enfrentan a esa situación, crear ambientes retadores es sencillo, si observamos en la dirección correcta.

Crítica.

Quizá el aspecto más complicado de lograr en una organización, es crear un ambiente en el que la crítica sea algo positivo. Trabajar con las habilidades emocionales de las personas para que puedan aceptar la crítica directa de sus compañeros o sobre el trabajo mal realizado, es también necesario; ya que la critica directa permite identificar elementos que son necesario corregir, o aspectos que bajo un enfoque constructivo, pueden pasar desapercibidos.

Uno de los ejemplos que menciono siempre al respecto, es cuando un par de colegas y un servidor comenzamos en el mundo de la consultoría, la forma de quitarnos las muletillas (palabra, frase o acción repetitiva inconsciente) al momento de exponer, era estar en la misma sala que el que exponía y desde atrás estar alzando la mano y contando cada que la muletilla aparecía, de esta forma, al existir confianza, liderazgo, ese ambiente de reto y siempre estar en constante capacitación; nos llevaba a utilizar esa crítica en sentido positivo sin importa lo dura que fuera.

Las organizaciones ya no pueden darse tiempo en pensar una estrategia o decidir cómo enfrentar este mundo dinámico y tan cambiante. El entorno de hoy, va más allá de lo que habíamos visto durante muchos años. Pensar en lograr que nuestra empresa se vuelva ágil, debe ser ya el pan de cada día, enfocar la estrategia y dirección de la empresa en capacitar, liderar, generar confianza, crear ambientes retadores y lograr un ambiente adecuado para la crítica directa debe ser parte de la agenda de todo líder actual que esté enfocado en agilizar su compañía.