EL CICLO PHVA PARA TOMA DE DECISIONES
Por: Juan Manuel González Montiel
Al momento de verificar el cumplimiento de un requisito operativo durante una auditoría interna, pregunté sobre cómo el resultado de esa actividad era medido; posteriormente, indagué un poco sobre cómo los resultados de la medición eran analizados o tomados en cuenta por los superiores, con el fin de poder comprender cómo los cambios en la operación habían impactado en la mejora del resultado. Acto seguido, me dispuse a conocer cómo los responsables de los procesos involucraban las decisiones que habían tomado en la planificación del ciclo siguiente de trabajo, conocer si se modificaban los objetivos, lineamientos, políticas, si se afectaban los recursos y otros.
En algunos momentos debo decir que algunas personas parecían confundidas, algunos de ellos solo parecían enfocados en poder demostrar que estaban cumpliendo su parte sin conocer cómo sus actividades impactan o se relacionan con otras etapas del proceso, y debo decir que esto suele ser normal.
Mis preguntas del ejemplo anterior estaban buscando cómo las actividades de esta organización, a partir de un simple requisito operativo, se interrelacionaban para cerrar el que se conoce como Ciclo PHVA o que algunos autores denominan como el ciclo de Deming, en reconocimiento a uno los mayores impulsores de este concepto, Williams Edwards Deming.
El ciclo PHVA viene de las palabras Planificar, Hacer, Verifica y Actuar, que si uno realiza una búsqueda en Google encontrará una infinidad de información de lo que es y no es este ciclo. Sin embargo, solo quiero presentar una breve interpretación de lo que es este ciclo y a partir de ahí, exponer y ejemplificar cómo debería ser aplicado a la toma de decisiones dentro de las organizaciones, para mejorar la efectividad de lo que decidimos.
Planificar. Es la etapa inicial si estamos partiendo de cero, es decir, que en esta etapa visualizamos, ideamos o definimos a dónde queremos llegar, lo que queremos conseguir o el resultado previsto de una actividad, tarea o proyecto que deseamos se obtenga.
Hacer. Como su nombre lo dice, se trata de realizar la actividad, todo lo que ideamos o plasmamos en un plan en la etapa anterior se trata de irlo ejecutando conforme lo dijimos, para buscar lograr el resultado esperado conforme lo definimos antes.
Verificar. A la par que inicia la etapa del Hacer, se deben comenzar a llevar registros de los resultados, medir de forma cuantitativa idealmente lo que vamos obteniendo e ir comparando contra lo que habíamos planificado para conocer si vamos por un camino o debemos hacer un ajuste.
Actuar. Se trata de tomar decisiones, de cambiar, tanto al momento de ir viendo si el desempeño está siendo el que habíamos pensado, como al final de la tarea o el proyecto para ver en qué medida se consiguió el resultado esperado que habíamos plasmado en el plan. Un aspecto importante, es que en esta etapa deberíamos hacer un ejercicio de “pausa” para recabar estas lecciones aprendidas y considerarlas para la siguiente ocasión o etapa en la que debamos volver a comenzar con la planificación.
Si bien, descrito como lo acabo de hacer parece simple, la realidad es que desafortunadamente vivimos en un entorno tan dinámico y volátil que la cultura de la inmediatez y de resolver al momento gana a la disciplina de poder documentar, medir y analizar los datos.
Es por ello que las personas están enfocadas en el cumplimiento de sus actividades de la mejor forma posible, pero también de la forma más simple posible y solo colocando atención en lo que está en su campo de visión, provocando que no se perciba cómo el trabajo de uno afecta o beneficia a los otros; estamos únicamente pensando en cómo debo realizar mis actividades para que estén bien hechas, no haya fallas y yo esté bien; pero difícilmente las personas consideran si la forma en que llevan a cabo sus actividades es la mejor para lograr los resultados del sistema global como un todo.
Lo que nos dice el Ciclo PHVA es que tanto en decisiones de mis funciones, de mi área de influencia o de mi departamento, puedo aplicar el ciclo y, aun así, el ciclo también se aplica al conjunto de actividades que están relacionadas en mi proceso.
Por ejemplo, en la forma en que organizo a mi equipo de trabajo para cortar la materia prima de una empresa textil puedo aplicar el ciclo PHVA; aplicándolo al interior de mi área de influencia, puedo planificar cómo voy a organizar las personas para el trabajo en los turnos, qué materiales voy a cortar e intercalar para reducir el tiempo de corte y hacerlo más óptimo, programar los momentos de mantenimiento, entre otros. Luego, al momento de ir realizando las actividades de acuerdo a como lo planifiqué, puedo tomar registro de los tiempos de corte de cada tipo de tela, medir la eficacia de las personas de cada turno, tomar registro de los tiempos de paro por mantenimiento y su tipo, entre otros más. Para la etapa de verificar, puedo comparar si el tiempo proyectado inicialmente coincidió con lo realizado, si la eficacia de los tiempos de corte fue la ideal con la elección que hicimos al inicio, y si los mantenimientos no afectaron en algún momento la productividad y si fueron realizados en el mejor horario disponible para no generar tantos tiempos muertos. Por último, al revisar toda esta información, me ayuda a realizar cambios para mejorar en el siguiente ciclo de corte.
Además del ejemplo anterior, en una organización, sin importar el giro o tipo que sea, el ciclo PHVA nos ayuda para comprender cómo el trabajo de otras áreas nos apoya en las funciones que realizamos, y es este enfoque el que suele estar ausente, o desconocemos de cómo aplicarlo en una empresa.
El sentido de este enfoque puede resumirse a conocer que las acciones, actividades y esfuerzos por visualizar cómo debe ser el futuro que realizan los altos mandos, deben ser las bases o guías que los puestos más operativos debemos utilizar para conocer hacia dónde dirigir los esfuerzos y comprender los resultados que se están esperando. En forma resumida, estos serían los pasos de Planificar y Hacer. Para el paso de Verificar, se trata también de comunicar y concientizar a todo el personal sobre cómo serán medidas sus actividades, para que, al momento de realizar los registros de los resultados, se pueda comparar contra el objetivo planteado inicial y de esta manera conocer si se está logrando lo previsto. Muchas veces la forma de medición recae en otras personas o áreas, por lo que comprender que la intención de medir es mejorar el todo como un proceso, puede contribuir para disminuir las diferencias de opinión o rencillas que puedan surgir entre colaboradores cuando uno piensa que el otro le está haciendo un mal por evidenciar que tiene un mal resultado. Para la etapa de Actuar, tanto los colaboradores mismos, los jefes, supervisores y llegando hasta la alta dirección; los resultados medidos en la etapa anterior deberían servir para realizar ajustes con la intención de acercarse cada vez más o de superar el objetivo planificado, sin embargo, es importante comprender aquí que los resultados de los procesos deben llegar a todas las áreas involucradas, porque es en la etapa de Actuar donde otras áreas pueden influir al asignar más o menos recursos de tiempo, financieros o humanos para lograr una meta. Y esto suele ser difícil de observar en las organizaciones, puesto que se presta para utilizar la mayor cantidad de recursos en lo que está en nuestro control, no en lo que recae en otros, y por ello se genera o mantiene la cultura de individualismo sin darnos cuenta que un buen resultado de solo un área o una etapa de proceso, no contribuye al objetivo general de toda la organización, por lo tanto, podemos estar mermando los esfuerzos totales disponibles dentro de la empresa o generando costos ocultos por una falta de balanceo de esfuerzos o retrabajos en otras áreas.
Aplicar un enfoque PHVA en las decisiones que tomamos en nuestra área de influencia y comprender cómo este enfoque se aplica para la interacción de las actividades que suceden a nuestro alrededor, puede ser la diferencia entre una empresa competitiva y otra que no lo sea.
Conocer cómo las decisiones que otros toman influyen en mis actividades, cómo la planificación me facilita el trabajo porque me permite vislumbrar un camino a seguir desde el inicio; cómo el registro de los resultados y medición del desempeño me ayudan a saber si estoy siguiendo el camino que definí al inicio; y cómo puedo ir tomando decisiones todos los días con base en una ruta clara y datos objetivos sobre lo que estoy logrando, son las herramientas que en mi criterio todos necesitamos, incluso en casa para tener finanzas sanas, un trabajo más estructurado y con el mínimo costo, y la facilidad de poder saber que el resultado puede ser alcanzado con mayor facilidad si cumplo estos pasos. Todas estas herramientas es lo que propone el ciclo PHVA; conocer y aplicar este ciclo puede ser tan simple como la planeación de unas vacaciones, los pasos ahí están y ya los vivimos, solo que no de forma consciente y ordenada.
El ciclo PHVA es una herramienta necesaria para todos; recomiendo que pueda conocerse e implementarse primero en la forma de pensamiento de uno en casa, para poder aplicarlo a la planeación de vacaciones, de una fiesta, en la compra de un auto, para una remodelación, entre otros. Conocer y aplicar el ciclo en nivel personal facilitará el poder llevarlo a nuestra área de influencia, y después a un entorno más grande. El momento es ahora: comienza a planificar tus fiestas de fin de año, registra lo que hagas y los resultados que llegues, valida que haya sido lo que esperabas y anota qué harás diferente el siguiente año, el ciclo PHVA es lo que necesitas para mejorar los resultados de tu vida.
