¿Cómo administro mi tiempo?
Por: Juan Manuel González Montiel
Durante la época de pandemia con la migración de muchos puestos de trabajo a home office uno de los temas que más me solicitaron las empresas para poder ayudarlas era enseñar a sus equipos de trabajo como administrar su tiempo.
Cuando las mismas empresas comenzaron a regresar a actividades presenciales, notamos algo particular, las personas parecen ahora no adaptarse a un trabajo presencial, las actividades se retrasan, los plazos no se cumplen, hay faltas de entrega con el cliente y en algunos casos hay pérdidas por la generación de uno o varios tipos de desperdicios.
Desde hace un par de meses debido a este tipo de charlas con mis jefes, algunos directores y colegas, comencé a analizar en las empresas en las que colaboro directamente las razones de esta improductividad, confusión o desentendimiento de algunos colaboradores de sus principales funciones.
Entre lo que hallé pude identificar tres potenciales enemigos que están robando el tiempo a colaboradores, algunos de nivel operativo, otros de mandos medios e incluso de niveles de toma de decisiones, estos son a mi parecer sencillos de resolver, lo complejo, es el cambio de mentalidad de colaboradores y organizaciones para poder ser capaces de ver una nueva forma de hacer las cosas.
De estas causas pude notar que son algunas por las que las personas se sienten confundidas, dedican mucho tiempo a actividades no esenciales, se estresan, no cumplen los plazos de entrega y en general, están siendo improductivos. Por ello, te dejo tres recomendaciones para eliminar a estos ladrones del tiempo e incrementar así la productividad.
- Actúa
En el día a día siempre se presentarán imprevistos, fallos, reclamos de cliente, peticiones del cliente, pedidos especiales, entre otros. Cuando esto suceda, este tipo de factores incluyendo los requisitos que la legislación nos solicite son de carácter urgente e importante, por lo tanto, es necesario actuar inmediatamente, enfrentar la situación de lleno y resolverla en el periodo más corto posible.
En ocasiones tendemos a no considerar estos factores como urgentes e importantes a la vez, y solemos programarlos o calendarizarlos para atender por la tarde, al siguiente día o semana. Esto solo provoca que las personas estén estresadas intentando realizar actividades ya programadas, pero con un alto grado de probabilidad de error y por ende de un gasto de tiempo adicional por no ser efectivos a la primera vez.
Un ejemplo muy claro lo viví en una empresa maquiladora del estado de Tlaxcala, cuando tuve mi visita semanal con ellos a pesar de llegar con un plan de trabajo elaborado, el socio se acercó a mí en cuanto llegué y me comentó preocupado que requería elaborar dos productos personalizados para un cliente especial y que debían ser enviados lo antes posible. El equipo sabía eso desde hace tres días, y aun continuaban teniendo reuniones para definir la mejor forma, encontrar como combinar los materiales y cumplir con el requisito. Al saber esto, abandoné mi plan para la sesión y nos enfocamos en la creación de estos nuevos productos, en tres horas teníamos los componentes ya preparados y claridad en el proceso de armado. Dejé al equipo continuar con la fabricación y por la tarde los productos estaban terminados, yo dediqué tres de ocho horas de mi tiempo en la empresa a atender esta urgencia importante y resolvimos en un día, lo que el equipo había estado intentando planear desde hacía tres días.
El anterior es un claro ejemplo del actuar que necesitamos tener, quizá invertí tres horas en esta actividad y no complete mis objetivos del día, pero ahorramos muchas horas y no sé cuántos días más por dedicarnos de lleno a este requisito que era una necesidad del cliente interno y externo.
Debemos entonces ser capaces de diferenciar aquellos aspectos que son ambos, urgentes e importantes, y cuando lo identifiquemos debemos atacarlo de inmediato, la excesiva planeación o el procrastinar puedes traer retrasos y errores aún mayores.
- Enfócate en los requisitos del cliente (interno – externo)
Esta recomendación tiene que ver con la Ley de Pareto, aplicada en el sentido de que el 20% del esfuerzo produce el 80% del resultado.
Para ilustrar cómo esto se aplica en enfocarse en lo que el cliente interno o externo nos pide y así eliminar tiempos muertos o de trabajo que no aporta valor, me permito compartir una experiencia.
En otra empresa solicité al responsable de planeación la cantidad de productos que teníamos en planta, de qué tipo eran, y aquellos que tenían talla o color como diferenciador que fueran clasificados aparte. Lo hice desde las 8:00 de la mañana hora en la que abrimos, continue el día con mi lista de actividades y me distraje, al finalizar el día recordé esa petición, puesto que debía enviar un correo, la información no llegó. Decidí entonces sacarla por mi cuenta desde casa, incluso a manera de ejemplo tomé mi tiempo para saber qué tan complicado sería, me tomó 22 minutos.
Al día siguiente con el responsable de planeación me senté para averiguar qué había pasado, y el, al igual que yo, no había demorado en obtener la información, las razones por las que no la envió a tiempo habían sido: quería verificar la información una vez más, porque era muy raro que la hubiera obtenido tan rápido; lo había pasado en limpio para que no llevara filtros; estaba dándole formato al archivo, y atendiendo estas cosas y otras actividades se le fue el día.
La conclusión es que él había obtenido la información que su cliente (yo) necesitaba en alrededor de 40 minutos, pero el resto del tiempo que dedicó y al final no cumplió con la entrega, lo gastó haciendo actividades que no aportaron valor.
Así es como aplica el principio 80/20 de Pareto, el 20% del esfuerzo, genera el 80% del resultado, en este caso, el que tu cliente te pide, por lo tanto debemos preguntar al cliente qué es lo que necesita y para qué lo necesita, a menudo dedicamos tiempo en pulir, mejorar, dar formato, a información que simplemente se requiere sin ser embellecida.
- Supera el micromanagement
Ya en anteriores artículos he comentado sobre esto, pero en el regreso a las actividades presenciales he notado un nuevo incremento del enfoque de líderes y jefes en el micromanagement. Es decir, en controlar aspectos que no aportan valor en gran medida o incluso en absoluto a la actividad esencial de la empresa.
El micromanagement es enfocarse en factores como por qué hay unas cajas en un pasillo, cómo se acomodan los autos en el estacionamiento, la posición de los escritorios en una oficina, dónde colocamos los lockers del personal, etcétera.
En general, nos enfocamos y dedicamos tiempo en reuniones innecesarias, supervisiones de cualquier actividad, revisiones de las cosas visuales y en general aquellos factores que no agregan valor al producto que hacemos o lo hacen en una muy pequeña cantidad.
Sin duda que la limpieza, el orden, la disciplina son importantes, pero esos aspectos deben dedicar una pequeña parte de nuestro tiempo en una organización. El mayor de nuestros tiempos debemos dedicarlo a las actividades que agregan o transforman el valor de lo que hacemos. Es mejor enfocar mi energía en saber qué productos tenemos, que no tenemos, cuándo vienen los nuevos pedidos, cuidar la calidad del producto, no bajar el rendimiento, entre otros.
Saber a qué factores dedicar mi tiempo y energía provocará que mi productividad y por ende, la de mi equipo crezca; e impactará positivamente en este descontrol, estrés, pérdida de tiempo, que los colaboradores están teniendo en este regreso presencial a actividades, y no se diga de los que están en línea, porque para ellos también aplican estas recomendaciones, puesto que por no estar presencialmente, los jefes solemos pedir y exigir más control de ellos.
Nuestro trabajo como líderes es mejorar la productividad y desarrollar un equipo que no dependa de nosotros, comencemos por hacer estar tres tareas para tener más tiempo disponible, ser más efectivos y liderar mejor.
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