4 pasos para ser más eficaz y eficiente

Por: Juan Manuel González Montiel

Mucho se ha escrito y recomendado sobre como administrar mejor el tiempo, priorizar las actividades, saber delegar, y en general el cómo ser más productivo o vivir menos estresado en el ámbito laboral.

Este artículo es un aporte más, de un método que a un servidor le ha funcionado tanto a nivel personal, como en la instrucción de compañeros de trabajo en las empresas en las que colaboro.

Ser más eficaz significa lograr lo que nos proponemos en el plazo o la fecha límite en que lo establecimos. Ser eficiente es ser eficaz, además de hacerlo usando los menores recursos posibles, háblese de tiempo, personal, dinero, entre otros.

Todas las personas tanto en casa como en el trabajo deberíamos buscar ser más eficaces y eficientes. En casa se trata de no desperdiciar agua, reducir la cantidad de alimentos que caducan o se echan a perder, disminuir la cantidad de objetos acumulados, ahorrar energía eléctrica, y muchos más. En el trabajo se trata de lograr lo que nos piden, con el menor desgaste posible; es decir hacer más con menos.

No se malentienda, ya que debido a malas prácticas en algunas organizaciones, se considera en ocasiones contraproducente el hacer más con menos, porque es al colaborador que más hace, a quién más trabajo y responsabilidades le damos, logrando que en un momento renuncie o caiga en estrés o en el ya muy conocido burn out. Lo que se pretende al hacer más con menos en la empresa correcta, es lograr cumplir el objetivo manteniendo un nivel de bienestar y satisfacción con el colaborador.

Y es que en mi experiencia, he podido constatar como las personas suelen no resolver, están siendo improductivas, o comienzan a consumir recursos no necesarios debido a la falta de cuatro atributos. Y esto genera en ellos un ritmo de vida en el que inician el día estresados y lo terminan peor, no teniendo a veces tiempo para comer o tomar un respiro.

Ya he ahondado en otros artículos sobre la administración del tiempo, el saber delegar, el clasificar las actividades y tomar decisiones con base en ello, entre otras cosas más que contribuyen a ser más productivo. Pero en esta ocasión, compartiré los cuatro atributos que a manera de pasos, pueden ayudar a cualquier da nosotros y a nuestros colaboradores a mejorar de forma integral nuestro pensamiento, nuestra persona y cómo impactamos a los que están a nuestro alrededor.

Paso 1. Sé consciente

Hemos compartido artículos exclusivos sobre ser consciente. Esto se trata básicamente de detenerse un breve momento y observar lo que sucede a nuestro alrededor, lo que estamos haciendo, lo que estamos dejando de hacer, el impacto que nuestra acción o inacción genera a nuestro alrededor.

Ser consciente en el ámbito laboral me refiero a preguntarnos sobre prácticamente todas las actividades que realizo cosas como: ¿por qué debo hacer esto? ¿Quién se beneficia con esto? ¿Es realmente necesario? ¿Quién o qué procesos o actividades se ven afectadas por hacer o no hacer esta actividad? ¿Cuál es el mejor tiempo para hacerla? ¿La información que recibo, es adecuada para ejecutar la actividad? Estas y muchas otras más preguntas pueden contribuir a identificar el para qué estoy haciendo las cosas, y cómo mi acción o inacción puede afectar a otros.

En ocasiones la revisión de la información que recibimos para identificar si hay algo raro, o la revisión de la información que mandamos antes de enviarla son simples acciones que pueden permitir eliminar errores. Errores como la aplicación de un doble descuento a un colaborador porque el despacho asumió que eso significaba un comentario en una lista, o el no pagar a proveedores a tiempo porque al abrir el correo donde se realizaba la cobranza no venía la factura adjunta, pero no se leyó el mensaje que decía “descargue su factura aquí”, ambos casos reales de muchos, muchos otros más.

Paso 2. Se empático

En línea con el anterior, una vez que comenzamos a preguntarnos para ser conscientes, el siguiente paso es enfocarnos aun más en cómo lo que hago afecta o no afecta a otros. Si asumo o creo que un colaborador tiene doble descuento, ¿cómo esto le afecta a él? En estos casos, lo que uno debe de hacer es pensar en las posibilidades de lo que está a mi alcance para mejorar o facilitar la vida del otro. Si de momento asumo que hay un doble descuento, lo cuál es raro y más aun que no es un formato que yo manejo, entonces puedo preguntar para comprender si lo que estoy interpretando es correcto.

En otros casos, es tan simple como dedicar parte de mi tiempo en reducir el tiempo que el otro debe dedicar. Y esto puede parecer contraproducente, ya que lo que buscamos es ser más efectivos y si debo dedicar más tiempo, pues parece que está en contra, pero no lo es así. Una recomendación directa en este caso es, pregúntese cuáles son las dudas o interrupciones comunes que usted tienen en el día a día. Y piense en cómo facilitar la interpretación o realización de actividades de aquellos que le preguntan o le interrumpen constantemente. Es mejor dedicar un poco de mi tiempo hoy en facilitar la vida del otro y así reducir la cantidad de veces que tendrá dudas o vendrá a interrumpirme; que ahorrarme hoy unos minutos y ser interrumpido por horas a lo largo del mes.

Paso 3. Ser curioso

En ocasiones no sabemos cómo hacer algo, o como resolver una situación, o incluso cuando hemos sido conscientes y curiosos no sabemos cómo mejorar lo que tenemos enfrente. Esto puede pasar porque así lo hemos venido haciendo durante años, porque lo hemos vuelto parte de nuestra rutina por lo tanto ya sabemos que debemos dedicar una gran cantidad de tiempo a nuestras actividades, o en otras ocasiones, porque tenemos alguien a quién preguntarle y nos dará una respuesta o resolverá nuestra inquietud.

En todos lo casos anteriores lo que prevalece es nuestra zona de confort, sabemos que así con las cosas y que son inamovibles o sabemos que siempre surgirá alguien que intervendrá para resolvernos, y si no sucede, pues asumimos que nada podía hacerse.

El ser curioso significa entonces, pregunta, investiga, busca, intenta. Internet y aplicaciones como Chat GPT pueden ayudarnos a mejorar y crecer nuestro conocimiento si son bien utilizadas, solo se trata de hacer la pregunta correcta. Recomiendo que cuando se tenga una duda se pueda buscar en Google la pregunta que tenemos, es muy probable que haya un video o un blog que nos enseñe lo que necesitamos. O en el caso de aplicaciones de inteligencia artificial, al hacer la pregunta lo más exacta posible y lo más amplia redactada, generará una respuesta que la mayoría de las veces será acertada. Solo tenemos que romper nuestra zona de confort y hacer que las cosas pasen, puede usted comenzar tratando de resolver todas las actividades que le resulten tediosas o le consuman bastante tiempo.

En una universidad, una persona encargada de crear los horarios de clase requería de hasta cinco días hábiles en crear los horarios de la manera tradicional, con amplias posibilidades de error debido a la captura en varios apartados de la misma información; hoy a partir de un ejercicio de preguntarse cómo mejorarlo, es una actividad que le toma por mucho cuatro horas. Todo esto se logró preguntándole a internet, “cómo puedo hacer en Excel…” fue suficientemente curiosa y supo hacer las preguntas adecuadas, hoy tiene bastante tiempo libre para enfocarse en otras cosas.

Paso 4. Repite (Disciplina)

No solo debe ser una vez, se trata de todos los días repetir el preguntarme, ser empático y ser curioso. La repetición tarde o temprano se tatúa en nuestra mente y se convierte en disciplina. Lo importante es repetir un acto de forma consciente el suficiente número de veces hasta volverlo inconsciente, esto es disciplina.

La disciplina nos ayuda a vencer los impulsos tradicionales y de la zona de confort, que no motivan a no mover las cosas. Porque así estamos bien, no hay necesidad de crear algo nuevo cuando las cosas fluyen y no debo pensar extra.

Sin embargo, ese pensamiento nos está sumiendo en la improductividad, en no ser eficaces, ni eficientes.

Quiere usted vivir más relajado, que su equipo crezca, se desarrolle y que su empresa genere mejores resultados. Comience por estos pasos, sea consciente, sea empático, vuélvase curioso y repita. Hoy es el mejor día para vencer el lastre de la zona de confort por años, solo requiere dar el primer paso.